Recruter un Freelance | Le Processus en 6 Étapes

Aujourd’hui, on va voir comment recruter un freelance. L’objectif est de vous fournir un processus de recrutement efficace en seulement 6 étapes. Ceci afin de vous permettre de sélectionner le prestataire avec lequel collaborer sur le long terme. En effet, choisir le candidat qui correspond à vos attentes et qui s’intègre parfaitement à votre entreprise ne s’improvise pas !  

Vous allez d’abord découvrir les questions à vous poser pour clarifier vos besoins avant de commencer votre recrutement. Ensuite, vous verrez comment rédiger une fiche de poste. Je partagerai avec vous ma méthodologie pour créer un formulaire de candidature pertinent afin d’éviter de recevoir une multitude de CVs souvent impersonnels. Vous découvrirez également le déroulé exact d’un entretien d’embauche. Et si vous hésitez entre quelques candidats, je vous expliquerai l’intérêt d’organiser des sessions de speed recruiting. Enfin, je vous montrerai comment élaborer le processus d’onboarding de votre nouveau collaborateur. Allez, c’est parti !   

1. DÉTERMINEZ VOS BESOINS AVANT DE RECRUTER UN FREELANCE 

Si vous souhaitez recruter un freelance, commencez par clarifier vos besoins en répondant aux 3 questions suivantes : 

• Quel prestataire voulez-vous recruter ? 
• Pourquoi souhaitez-vous embaucher un nouveau collaborateur ? 
• Pour quoi (en deux mots !) désirez-vous entamer cette nouvelle collaboration avec un freelance ?  

Ensuite, avant de lancer votre processus de recrutement, listez : 

• Les tâches précises que vous voulez déléguer.
• Les tâches que vous souhaitez continuer à gérer vous-même.
• Les attitudes et manières d’agir que vous attendez de la part de votre collaborateur → Ex. Prise d’initiative et autonomie complète, ou au contraire exécution précise des processus avec demande systématique de validation ? 

Certains entrepreneurs se plaignent des freelances qu’ils recrutent. Cependant, généralement, le problème ne vient pas des compétences des prestataires. Dans la moitié des cas, les attentes des recruteurs n’étaient pas clairement définies ou le processus d’onboarding n’a pas été mis en place correctement. 

Par exemple, un entrepreneur peut penser vouloir recruter un freelance en tant qu’assistant opérationnel. Cependant, s’il prend le temps de lister les tâches à réaliser (gestion de projet, stratégie business, optimisation des processus, etc.), il se rendra compte que le profil recherché est en réalité celui d’un online business manager ou directeur des opérations. 

Donc, rappelez-vous qu’en tant que recruteur, vous devez avoir une vision claire de votre objectif, c’est-à-dire de vos attentes vis-à-vis du freelance avec lequel vous souhaitez collaborer. Cela concerne :

• Ses hard skills → Compétences mesurables et connaissances spécifiques. Ex. Maîtrise de certains logiciels, compétences en automatisation, en digital marketing, en graphisme, etc.
• Ses soft skills → Qualités et compétences relationnelles. Ex. Capacité de travailler dans des périodes de rush, grand sens de l’organisation, facilité d’intégration au sein d’une équipe, etc.   

2. RÉDIGEZ LA FICHE DE POSTE DU FUTUR PRESTATAIRE 

Lorsque vous avez défini vos besoins, rédigez la fiche de poste de votre futur collaborateur. Celle-ci peut prendre la forme d’un PDF, d’une page sur votre site Internet, etc. L’essentiel est que les candidats puissent retrouver toutes les informations sur le poste, afin qu’ils soient sûrs de correspondre aux critères et aux attentes définis. 

Voici les 6 grandes sections qui doivent apparaître dans une fiche de poste pour recruter un freelance : 

1. La présentation du poste → Désignation du rôle du prestataire, quantification de la charge de travail, précision sur le type de poste (présentiel, distanciel ou hybride), fonctionnement de l’entreprise (réunions, systèmes de communication, etc.). 
2. La présentation de l’entreprise → Missions et valeurs, culture d’entreprise, projets réalisés et en cours, etc.  
3. Les missions détaillées → Liste la plus exhaustive possible de toutes les tâches que le freelance pourra être amené à réaliser au quotidien. Certaines tâches annexes ou exceptionnelles pourront évidemment venir s’ajouter une fois en poste. 
4. Les prérequis → Liste complète de ce que vous attendez du freelance concernant ses hard skills et ses soft skills. Plus vous serez exhaustif, plus les candidats pourront évaluer si la fiche de poste leur correspond réellement.  
5. Les résultats attendus à 30 jours et à 90 jours (facultatif, mais important 😉) → Cette section de la fiche de poste vous permet de communiquer clairement sur vos exigences. Ainsi, le freelance pourra évaluer s’il se sent à la hauteur des responsabilités et des attentes liées au poste. 
6. Le processus de recrutement → Méthodes pour candidater (adresse email où envoyer certaines pièces jointes, lien du formulaire de candidature, etc.), dates d’ouverture des candidatures, deadline pour postuler, délai pour avoir une réponse de votre part, etc. D’ailleurs, je vous encourage à essayer de répondre à tous les candidats, que la réponse soit positive ou négative.  

Et si vous avez envie de vous projeter un petit peu plus, voici un exemple de fiche de poste que j’ai publiée cet été pour recruter une assistante opérationnelle dans mon business. Vous pouvez vous en servir comme base de travail ou simplement vous en inspirer pour recruter un freelance à votre tour ☺️.    

3. CRÉEZ UN FORMULAIRE DE CANDIDATURE POUR FACILITER L’ÉVALUATION DES CANDIDATS 

La méthodologie pour créer un formulaire de candidature 

Quels que soient le type de professionnel que vous recherchez ou la taille de votre entreprise, je vous encourage à ce que les freelances utilisent un formulaire de candidature pour postuler. Avec cet outil, vous allez pouvoir : 

• Éviter de recevoir des CVs ou des lettres de motivation, bien souvent rédigés sur ChatGPT (modèles de candidatures auxquels je ne crois plus du tout, encore moins quand il s’agit de recruter un freelance). 
• Effectuer très rapidement un premier tri au sein des candidatures reçues. 

Vous pouvez créer votre formulaire de candidature avec différents outils, gratuits ou payants : Google Forms, Typeform, Tally, Fillout, etc. 

Voici les 7 sections à intégrer dans la création de votre formulaire de candidature :  

1. Mot de passe à insérer dans votre fiche de poste (facultatif, mais ludique et pratique 😁) → Lorsque je veux recruter un freelance, j’insère un mot de passe à l’intérieur de la fiche de poste (au milieu de la description de l’entreprise ou des missions à réaliser, par exemple). J’indique clairement « au fait, le mot de passe pour candidater est cookie ! ». Puis, la première question que je pose dans le formulaire de candidature est « quel est le mot de passe pour candidater ? ». Cela me permet de savoir si le freelance a lu en détail la fiche de poste. D’ailleurs, sachez que rien qu’à cette étape, environ un tiers des candidats se trompent 😳. Cela vous aide donc à faire le tri, si comme moi vous souhaitez que votre futur collaborateur soit un minimum rigoureux et attentif aux détails.
2. Informations standards → Nom, prénom, adresse, email, etc.  
3. Expériences passées → Quel est le parcours du freelance ? Quelles sont ses expériences antérieures ? En quoi ces expériences lui font penser qu’il est la bonne personne pour ce poste ? Etc. Cette section montre au candidat que vous n’attendez pas forcément qu’il ait eu une expérience similaire dans le passé. Il peut avoir une expérience totalement différente, à partir du moment où il sait mettre en valeur en quoi celle-ci appuie sa candidature. 
4. Hard skills du candidat → Quelle note te donnerais-tu en marketing digital, automatisation, graphisme, etc. ? Et pour chacun de ces points, demandez au freelance de vous expliquer pourquoi il s’attribue cette note. Ceci afin d’évaluer son niveau d’objectivité concernant ses compétences.    
5. Soft skills du freelance → Partez de ce qui est important pour vous afin de trouver les questions les plus pertinentes pour en apprendre plus sur votre futur collaborateur. Chez TheBBoost, un critère important est que chaque membre de l’équipe soit capable d’avoir une bonne connaissance de soi. J’insère donc toujours quelques questions pour comprendre la relation du candidat au développement personnel. Ex. Le développement personnel est-il important pour toi ? Quelle lecture t’a marquée sur le sujet et pourquoi ? Etc. 
6. Mise en situation (facultatif, mais très intéressant 🤓) → L’idée est de mettre le candidat face à des problématiques fictives, en vous inspirant de véritables situations que vous avez rencontrées au sein de votre business. Ceci afin de voir ce que le freelance propose. Ex. Lors de notre recrutement d’un professionnel pour le service client, chaque candidat devait proposer des réponses types concernant des screenshots de commentaires. 
7. Remerciements → Remerciez les candidats pour le temps qu’ils ont consacré à votre questionnaire de candidature et rappelez les étapes à venir.   

Petit tips supplémentaire : si vous avez une liste email au sein de votre business, je vous encourage à mettre en place une automatisation entre votre formulaire de candidature et votre logiciel d’email marketing (c’est gratuit 😉) pour envoyer un accusé de réception. Cela permet d’informer chaque freelance que sa candidature a bien été reçue et de lui communiquer vos délais de réponses.     

L’évaluation des candidatures 

Vous pouvez examiner les candidatures reçues vous-même, mais si vous avez la chance d’avoir une équipe, demandez à certains membres de votre team de réaliser une pré-sélection. 

C’est ce que je fais désormais chez TheBBoost, car l’on reçoit des centaines de candidatures et je n’ai pas le temps de toutes les lire. Je demande à une ou deux membres de ma team de passer en revue les candidatures et de pré-sélectionner 20, 30 ou 40 profils maximum. Cette technique m’assure également d’être la plus objective possible lors de la sélection finale des candidats que je souhaite voir en entretien.   

4. RÉALISEZ DES ENTRETIENS AVEC LES CANDIDATS SÉLECTIONNÉS

Pour recruter un freelance, je vous conseille de ne retenir que 5 à 10 profils maximum pour les entretiens par visio (ne vous forcez évidemment pas à rencontrer minimum 5 candidats s’ils ne remplissent pas tous vos critères). 

Et lorsque vous réalisez cette sélection, pensez à noter vos ressentis et les questions qui pourraient vous venir en tête pour préparer les entretiens 😉.

Voici les 6 grandes étapes d’un entretien d’embauche d’environ 30 minutes : 

1. Prenez le lead en présentant de nouveau le poste, l’entreprise, vos attentes, les objectifs à réaliser, etc. 
2. Approfondissez les réponses qu’a données le candidat dans le formulaire de candidature. 
3. Demandez de nouveau la validation des compétences les plus importantes pour le poste à pourvoir. Petite anecdote à ce sujet : lors d’un entretien de recrutement, un candidat m’explique n’avoir aucune expérience sur le logiciel de montage des épisodes de podcast que nous utilisons… alors qu’il avait mentionné l’inverse dans le formulaire de candidature 🤨. Ça a évidemment été un red flag. 
4. Redonnez quelques mises en situation pour voir, de nouveau, comment le candidat aborde la problématique à chaud. 
5. Demandez au freelance s’il a des questions en fin d’entretien. Vous pouvez ainsi voir si le candidat fait preuve de curiosité par rapport au poste, au reste de l’équipe, aux valeurs et à l’actualité de l’entreprise. Cette question permet au candidat de démontrer s’il a bien préparé cet entretien, qui est un échange et non pas une simple série de réponses à donner.
6. Décrivez de nouveau les grandes étapes qui vont suivre dans le processus de recrutement.

Puis, lorsque vous avez vu tous les candidats en entretien, soient : 

• Vous avez trouvé votre futur collaborateur 🤩 → Dans ce cas, rendez-vous directement à l’étape de l’onboarding !
• Vous hésitez encore entre deux ou trois profils → Il est temps de tester le speed recruiting.    

5. ORGANISEZ DES SESSIONS DE SPEED RECRUITING SI NÉCESSAIRE 

Le concept du speed recruiting ressemble en quelque sorte à celui du speed dating. Il fait office de second entretien afin de vous aider à départager quelques candidats.    

Chaque session de speed recruiting dure 15 minutes maximum pendant lesquelles vous posez des questions en mode portrait chinois, du type : 

• Quel serait le team building parfait pour toi ? 
• Est-ce que tu es plutôt mer ou montagne ? 
• Quelle est la tâche dans ton quotidien que tu détestes tellement réaliser que tu préfèrerais payer quelqu’un pour la faire à ta place ? Etc. 

Sachez que lorsque j’ai recruté Lou, qui aujourd’hui dirige le service client chez TheBBoost, elle a répondu à cette question « étendre le linge mouillé ». Il s’avère que je déteste aussi cette tâche dans mon quotidien 😁. Alors, évidemment, ce n’a pas été l’élément déclenchant pour l’embaucher (ce serait réducteur quant à ses compétences), mais ça a directement créé un lien entre nous 😅. 

Vous l’avez compris, ce second entretien est l’occasion de faire sortir le candidat de sa zone de confort, car il ne peut pas avoir de réponses toutes faites à chaque question. Vous avez donc l’occasion de le découvrir de manière authentique sous un nouvel angle.

Et si vous avez déjà une équipe avec vous, n’hésitez pas à demander à deux ou trois de ces personnes de participer aux sessions de speed recruiting. C’est un bon moyen d’évaluer si le candidat matche en termes d’énergie et de personnalité avec votre team. En effet, recruter un freelance, c’est trouver un professionnel avec des compétences, mais aussi une personnalité qui doit s’intégrer dans l’écosystème de votre entreprise 🫶🏻.  

6. METTEZ EN PLACE UN PROCESSUS D’ONBOARDING POUR FACILITER VOTRE COLLABORATION AVEC UN FREELANCE 

L’importance d’un processus d’onboarding réussi 

La dernière étape pour recruter un freelance est celle de l’onboarding. Il s’agit du processus d’intégration de votre nouveau collaborateur au sein de votre business sur les premiers jours ou semaines.  

L’onboarding est essentiel, car, si vous connaissez parfaitement votre entreprise, vos attentes, votre niveau d’exigences, etc., ce n’est pas le cas du freelance que vous venez de recruter. 

Une grande erreur serait de vous dire que parce que le prestataire que vous avez sélectionné a toutes les compétences recherchées, il va magiquement atteindre tous les objectifs et régler tous vos problèmes. Eh non, vous allez évidemment avoir besoin de le former à vos process internes, à certains logiciels que vous utilisez, etc. 

Par contre, sachez qu’il est normal que ces quelques jours d’intégration puissent vous paraître un peu longs, car vous (ou les membres de votre équipe) devez prendre beaucoup de temps pour être disponible auprès de votre nouveau collaborateur. 

Les 2 grandes étapes d’un processus d’onboarding 

Voici les 2 grandes étapes d’un processus d’onboarding : 

• L’onboarding administratif → Signature du contrat, des accords de confidentialité, etc. 
• L’onboarding opérationnel → Liste exhaustive des tâches à réaliser avec, si possible, les process pour chacune d’entre elles (par écrit ou en vidéo), accès à tous les outils nécessaires, explication des différentes méthodologies utilisées et de l’organisation interne (ex. organisation des dossiers Drive), présentation du reste de l’équipe en place, etc.   

Gardez en tête que l’onboarding d’un freelance est un peu comme accueillir un invité chez soi : vous lui faites visiter la maison, montrez les pièces à sa disposition et celles qui vous sont réservées, etc. 

Vous devez donc absolument préparer l’arrivée de votre prestataire en collectant toutes les informations qui lui seront nécessaires. Plus vous y passerez du temps, plus vous vous assurerez que la collaboration se passera bien et sera pérenne (lorsqu’on est bien accueilli quelque part, on a souvent envie d’y rester 😉).