Organisation et productivité : mes 11 astuces préférées, testées et approuvées !

Aujourd’hui, on va parler organisation et productivité. Je suis ravie, car j’adore ce sujet par-dessus tout ! Je vais partager avec vous mes 11 astuces les plus efficaces pour planifier, organiser et hiérarchiser les tâches du quotidien. Voici une liste non exhaustive de ce que vous allez découvrir pour améliorer votre business et votre vie personnelle : l’efficacité des to do list divisées en objectifs, le gain de temps à savoir dire non au bon moment et l’importance de comprendre pourquoi 80 % de perfection est largement suffisant pour vous lancer et passer à l’action. Vous allez aussi pouvoir augmenter votre productivité et votre organisation en appliquant la technique pomodoro ou celle du TIO. 

Bref, vous n’aurez plus qu’à piocher parmi ces méthodes pour les tester à votre tour. En prime, je vous donnerai mon outil bonus et une citation découverte récemment, qui a complètement chamboulé le sens de mes priorités. 

N^o 1 FAITES DES TO DO LIST EFFICACES POUR UNE MEILLEURE ORGANISATION ET PRODUCTIVITÉ GARANTIE

Les termes organisation et productivité sont nécessaires pour une vie personnelle sereine et le développement d’un business qui fonctionne.

Cependant, vous savez combien il est facile de se laisser embarquer et embourber dans son quotidien. C’est d’ailleurs comme ça que vous dépensez beaucoup de temps et d’énergie qui pourraient être destinés aux actions qui font vraiment avancer votre business. 

Pour atteindre vos objectifs, le premier conseil que je vous donne est de suivre cette citation de Henry Ford qui dit que, « rien n’est difficile si vous le divisez en petites tâches ». Alors, commencez par mettre en place des do list :

• Au trimestre.
• Au mois.
• À la semaine.
• À la journée.

Pour chaque période, notez vos trois objectifs principaux. Partez d’un objectif trimestriel que vous divisez en objectifs mensuels, qui eux-mêmes sont répartis en objectifs hebdomadaires, etc. (j’espère que vous me suivez toujours 😅).

Vous verrez que faire des to do list détaillées vous aidera réellement à rester focus sur les buts que vous souhaitez atteindre.

N^o 2 APPRENEZ À DIRE NON POUR VOUS LIBÉRER DU TEMPS 

Est-ce que vous dites trop souvent oui à tout, même quand vous hésitez ou n’avez pas envie, par peur de vexer la personne en face de vous ? Si oui, sachez que je faisais la même chose que vous, il n’y a pas si longtemps.

Pour vous libérer du temps et devenir plus productifs, je vous encourage donc à travailler votre mindset. Apprenez à dire non aux projets qui ne sont pas au service de vos objectifs ou qui ne vous plaisent pas. 

Mais attention, je vous parle d’un non définitif. Je le sais, c’est très facile quand on dit non d’inventer des excuses, comme « en ce moment je suis trop occupé » ou alors « peut-être plus tard ». Sauf qu’en disant ça vous pouvez être sûrs que les personnes vont vous recontacter quelque temps après pour vous relancer. C’est alors clairement une perte de temps, car vous êtes de nouveau obligés d’expliquer pourquoi vous ne pouvez pas vous rendre disponibles.

D’où l’intérêt de dire un non définitif en étant honnêtes et transparents. Ça rend service à tout le monde : aux personnes en face de vous et à vous-même ! Et je vous assure qu’il y a toujours une manière de dire non avec beaucoup de bienveillance. 

N^o 3 NOTEZ TOUT POUR DEVENIR LES ROIS DE L’ORGANISATION 

Je suis quelqu’un qui note absolument tout (entre autres parce que j’ai la mémoire d’un poisson rouge, mais pas que 😄). Je vous conseille vivement de faire pareil pour atteindre la meilleure organisation et productivité possible.  

N’hésitez pas à noter tout ce qui vous passe par la tête :

• Idées intéressantes.
• Phrases inspirantes.
• Éléments à planifier, etc.

Vous avez plein de solutions à votre disposition pour ne plus rien oublier : 

• Agenda.
• Carnet.
• Application de prises de notes (Evernote par exemple).

Ne plus avoir à tout retenir va vous libérer de l’espace mental. Vous serez donc plus aptes à vous concentrer sur vos projets et réaliser vos objectifs.

N^o 4 RAPPELEZ-VOUS QUE MIEUX VAUT FAIT QUE PARFAIT

N’attendez pas que tout soit parfait pour passer à l’action

On l’a vu, pour améliorer l’organisation de votre business et votre productivité, vous allez devoir travailler votre mindset. Je vous livre en exclu (ou presque 😁), le mantra qui me suit depuis les débuts de TheBBoost : mieux vaut fait que parfait (avec sa version anglaise, « done is better than perfect »).

On vous le répète souvent, en business rien ne peut être parfait. Donc, procédez par étape, améliorez-vous sans cesse et progressez par itération.

Rappelez-vous que 80 % de perfection est largement suffisant 

Au quotidien, j’applique la fameuse règle des 80 %, dont je vous ai parlé récemment dans une newsletter. 

Quelles que soient les actions que vous faites, à partir du moment où vous considérez qu’une tâche est prête à 80 % (projet, post Instagram, plan de formation…), passez à l’étape d’après et lancez-vous (vers l’infini et au-delà 🚀😄).

Avis à tous les perfectionnistes qui m’écoutent… N’attendez pas que les 20 derniers pour cent soient terminés pour agir, car :

• Généralement, ces fameux 20 % sont du perfectionnisme. Personne ne vous jettera des cailloux parce qu’il manquera ce petit plus que vous auriez pu ajouter.
• La plupart du temps, vous allez mettre le même délai pour réaliser les 80 premiers pour cent que les 20 pour cent restants. Donc, optimisez votre temps.

N^o 5 BANNISSEZ LES ÉCRANS DE VOTRE CHAMBRE POUR OPTIMISER VOTRE TEMPS DE SOMMEIL

Depuis maintenant presque deux ans, je gagne en productivité en adoptant le « no screem room » : pas un seul écran ne passe le seuil de ma porte de chambre. 

Pourquoi ça fonctionne ? Parce que nous avons tous la fâcheuse tendance à passer des heures sur notre téléphone, au lieu de lire ou tout simplement dormir. Je vous assure que j’ai repéré une véritable amélioration de la qualité de mon sommeil et du nombre de livres lus, depuis que j’applique cette technique.

Alors évidemment, comme tout le monde, je suis humaine. Ça m’arrive parfois, le week-end, de prendre mon iPad pour regarder une série sous ma couette. Mais dans ce cas, ça devient un choix conscient, pas une habitude dont je ne me rends plus compte.  

Je vous assure que vous constaterez vite que dormir mieux et plus améliore considérablement la productivité. 

N^o 6 APPLIQUEZ LA TECHNIQUE POMODORO POUR TRAVAILLER EFFICACEMENT

La technique Pomodoro est une méthode pour gagner en organisation et productivité. Elle consiste à travailler avec des laps de temps définis : 

• 25 minutes de travail sans distraction.
• 5 minutes de pause.
• 25 minutes de travail sans distraction.
• 5 minutes de pause, etc.
• Puis, toutes les deux heures, une pause un peu plus longue de 20 minutes.

Cette méthode est géniale pour rester concentré et avancer de manière efficace, tout en ayant des petites pauses pour regarder par la fenêtre (ou aller sur Instagram 🤩). 

N^o 7 NE PRENEZ PAS DE DÉCISIONS IMPORTANTES APRÈS 18 HEURES

Pour ceux qui, comme moi, sont moins concentrés, ont moins d’énergie et moins d’objectivité en fin de journée, voici un conseil efficace : ne prenez pas de décisions après 18 heures. Et si vous n’êtes pas du matin, modifiez l’horaire de cette règle 😉 

Généralement, même un email important peut attendre quelques heures. Répondre rapidement, avec le cerveau embué par la journée qui vient de s’écouler vous amènera souvent à revenir et modifier cette réponse dès le lendemain. Alors qu’en prenant le temps de la réflexion, vous serez plus objectifs et pourrez passer définitivement à une autre tâche, sans avoir à y revenir.

N^o 8 RÉALISEZ UNE TÂCHE TOUT DE SUITE SI ELLE PREND MOINS DE DEUX MINUTES 

Cette méthode d’organisation et productivité relativement connue est tirée d’un livre de David Allen, « Get Thinks Done ». Le principe est simple : si la tâche que vous devez accomplir vous prend moins de deux minutes, faites-la tout de suite. 

Il peut s’agir de : 

• Répondre à un message.
• Passer une information à quelqu’un.
• Publier un post sur Insta, etc.

En plus d’être efficace, cette solution diminuera drastiquement votre charge mentale. Vous pourrez également organiser plus facilement vos journées et semaines en sachant réellement quel jour consacrer à quelle tâche. 

N^o 9 DÉLÉGUEZ CE QUI VOUS PREND DU TEMPS POUR AUGMENTER VOTRE PRODUCTIVITÉ ET DIMINUER VOTRE CHARGE MENTALE

J’ai mis beaucoup de temps avant de me décider à mettre en place cette méthode dans ma vie. Je vous explique : je suis extrêmement maniaque, j’aime quand tout est propre et rangé chez moi. Je n’arrive pas à travailler et à être concentrée si le ménage n’est pas fait. Je résistais à l’idée de prendre une employée de maison en me disant « je travaille quand même de chez moi donc je devrais avoir le temps de le faire moi-même, c’est un caprice… ». Je peux vous dire que j’ai enfin sauté le pas et que ça m’a libéré du temps et de la charge mentale.

Donc, si vous le pouvez, n’hésitez pas à déléguer ce qui vous prend du temps, d’un point de vue personnel et professionnel. Pas besoin d’être millionnaires pour prendre une assistante quelques heures de temps en temps. 

Vous verrez que le temps que vous allez récupérer va pouvoir être réinvesti, soit :

• Sur votre bien être personnel, pour vous aider à tenir dans la durée.
• Dans votre business, sur de réelles tâches à valeur ajoutée.

N^o 10 REPÉREZ VOTRE CHRONOTYPE ET ADAPTEZ VOTRE EMPLOI DU TEMPS POUR ÊTRE EFFICACE

Le chronotype a été défini par un psychologue américain spécialisé dans le sommeil. L’idée est que chacun d’entre nous a un certain chronotype, en termes de productivité et de sommeil. On retrouve des personnes plutôt du matin, du soir, de la journée, insomniaque ou non, etc.

Évidemment, personne ne rentre à 100 % dans une case, mais on a tous un type dominant. 

Lorsque vous aurez repéré votre chronotype, vous pourrez adapter votre emploi du temps en fonction de celui-ci. 

Vous allez pouvoir comprendre la manière dont vous fonctionnez et caler les tâches les plus importantes sur vos périodes de grande productivité. 

N^o 11 SUIVEZ LA RÈGLE DU TIO : ACCOMPLISSEZ UNE TÂCHE DANS SA TOTALITÉ EN UNE FOIS

Il y a quelques semaines seulement, j’ai découvert la règle du TIO : Touch It Once (ne le touche qu’une fois). 

La méthode est de réaliser la totalité d’une action en une seule fois. Cette astuce du TIO ne s’applique évidemment pas à toutes les tâches, car certaines ne peuvent pas humainement être réalisées en une seule journée.

Dans la mesure du possible, essayez de ne pas commencer une activité à un moment de la journée, pour la poursuivre seulement le lendemain et la finaliser le surlendemain. De cette façon, vous serez beaucoup plus efficaces, vous gagnerez du temps dans vos journées et diminuerez votre charge mentale. 

L’OUTIL BONUS : LE GRAAL POUR GAGNER DU TEMPS

Je vous livre maintenant un outil qui a révolutionné ma manière de naviguer en ligne. C’est une extension disponible sur Google Chrome, qui s’appelle : Text Blaze. 

Il s’agit d’un raccourci clavier à mettre en place pour pouvoir précharger des messages ou des réponses automatiques. De mon côté, je m’en sers principalement pour gérer mes réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram), car je reçois plusieurs messages par jour et certains d’entre eux ne nécessitent pas que je réponde précisément ou manuellement.

Avant, je copiais-collais une réponse type depuis une application de notes ou je la retapais entièrement. Désormais, dès que je suis sur Google Chrome (dans la barre de recherche, dans une fenêtre de réponse, sur un site, etc.), je tape mon raccourci clavier et j’ai ma réponse automatique qui s’affiche. Gain de productivité puissance 10 !

LA CITATION BONUS OU COMMENT REVOIR VOS PRIORITÉS

Avant de vous quitter, j’ai envie de vous partager une citation (dont je n’ai pas retrouvé l’auteur) : « ce n’est pas parce qu’une tâche exige beaucoup de temps qu’elle est importante ». 

Est-ce qu’à la lecture de cette phrase vous êtes dans le même état que moi ? 🥺 Pour ma part, elle m’a retourné la tête, car j’étais ce genre de personnes qui pensaient que lorsqu’une action me prenait du temps, ça voulait dire qu’elle était super importante et qu’il fallait lui donner la priorité absolue.

Le fait de conscientiser que certaines petites tâches sont capables de nous apporter le maximum de résultats, aide à écrémer son emploi du temps et gagner en organisation et productivité.

Vous allez pouvoir supprimer beaucoup de tâches chronophages qui ne vous donnent pas de résultats efficients. 

Je pense que nous devons arriver à être un peu malins, objectifs et critiques, en tant qu’entrepreneurs, face à notre emploi du temps et aux actions que nous mettons en place dans notre business.

Alors, demandez-vous : 

• Est-ce que j’ai vraiment besoin de faire tout ça ? 
• Qu’est-ce qui est prioritaire ? 
• Qu’est-ce que je dois réellement faire ? 

Maintenant, je vous parie que vous allez supprimer au moins un tiers des tâches notées dans votre agenda. J’en mettrai ma main à couper… enfin, disons, mon ongle 😏