Les 7 automatisations à avoir dans son business

Aujourd’hui, on va voir comment automatiser son business. Vous le savez, être entrepreneurs, c’est gérer des tâches souvent chronophages. Il existe pourtant des solutions. Les automatisations dont je vais vous parler, et que j’utilise dans mon business, sont très simples à mettre en place, dès le début de votre activité. Même en appliquant seulement une ou deux de ces actions, vous allez pouvoir gagner du temps, de la sérénité et projeter une image plus professionnelle de votre entreprise. 

Je vais donc vous présenter 7 façons d’automatiser votre business : prise de rendez-vous automatique, signature électronique, programmation de posts pour les réseaux sociaux, etc. Vous allez également découvrir l’ensemble des bénéfices liés à l’automatisation de certaines tâches : gain de temps, d’argent, de clients, etc. Enfin, je vous partagerai mon astuce bonus, qui n’est pas tout à fait une automatisation, mais qui a tout changé pour moi à partir du moment où je l’ai mise en place dans mon business. 

1 – OPTER POUR UN OUTIL DE PRISE DE RENDEZ-VOUS EN LIGNE

En tant qu’entrepreneurs, vous allez vite vous rendre compte qu’il est essentiel d’automatiser son business. En effet, certaines tâches demandent beaucoup de temps. Par exemple, vous avez certainement régulièrement besoin de proposer des rendez-vous pour : 

• Un appel découverte avec un client ou un prospect. 
• Un appel de suivi.
• Un appel d’échanges avec un potentiel partenaire ou collaborateur.
• Etc.

On le sait, aujourd’hui, Zoom, Google Meet et compagnie sont devenus la norme. Il est loin le temps où l’on buvait des cafés en terrasse pour se rencontrer !  

De mon côté, durant très longtemps (trop longtemps 😄) j’ai subi ces fameux échanges d’emails sans fin, pour trouver un jour et un horaire qui correspondent à tout le monde.

Je vous propose de ne pas faire la même erreur que moi et d’utiliser Calendly. Cet outil va vous permettre :

• De proposer à la personne que vous contactez de choisir directement son créneau et l’horaire qui lui convient, en fonction de vos propres disponibilités. 
• D’envoyer des emails de rappel automatiques quelques heures avant le rendez-vous.
• D’envoyer des liens si vous avez besoin que la personne remplisse un formulaire ou fasse une action avant l’appel.
• D’envoyer des emails de suivi. Par exemple, dans le cadre d’un appel découverte avec un prospect, vous pouvez programmer un email qui arrive le lendemain pour vous assurer que la personne est satisfaite ou envoyer les liens d’un contrat.

Utiliser cette automatisation de prise de rendez-vous avec email de confirmation, de rappel et de suivi vous fera gagner un temps fou. Fini les dizaines de petits Post-its « penser à envoyer un email demain avec le lien x ou y ». 

2 – AUTOMATISER SON BUSINESS AVEC UNE SOLUTION DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE 

La deuxième action à mettre en place pour automatiser son business est la signature des devis, contrats et documents en ligne. 

Je milite activement contre le sacro-saint combo : j’imprime, je signe à la main, je scanne et je renvoie. Alors, vous aussi, rejoignez mon combat ✊😂

En optant pour une solution de signature électronique :

• Vous gagnez du temps.
• La personne à qui vous envoyez des documents risque moins d’oublier de signer (tout est réglé en un clic).
• Vous gagnez en sécurité, car les signatures sont protégées électroniquement.
• Vous renvoyez une image beaucoup plus professionnelle à votre client ou à votre collaborateur.

Chez TheBBoost, on utilise la solution SignNow pour signer des contrats de prestation de service, d’apport d’affaires, de coaching, etc. La démarche est ultra simple et sécurisée : 

• Vous envoyez un lien vers SignNow.
• Aucune inscription n’est nécessaire, la signature électronique est proposée directement.
• La personne peut signer, parapher, ajouter des mentions ou remplir des zones de textes, si besoin. 
• Une fois le document signé, vous recevez un PDF par email.

Vous pouvez également choisir des outils comme DocuSign ou SmallPDF. Toutes ces solutions sont payantes, mais je vous assure que vous devriez vous pencher dessus si vous avez plusieurs documents à faire signer chaque mois. 

3 – METTRE EN PLACE LE PAIEMENT EN PLUSIEURS FOIS POUR AUTOMATISER SON ENTREPRISE

Pourquoi opter pour le paiement automatique ? 

Ceux d’entre vous qui ont des e-shops ou qui n’ont que 3 ou 4 clients qui payent chaque mois en une seule fois, peuvent s’occuper des transactions de paiement manuellement.

Par contre, vous tous qui vendez des infos produits, des formations en ligne ou des prestations de services, qui avez plus de 5 clients et/ou des paiements en plusieurs fois, ouvrez vos oreilles pour gagner en productivité (oui, oui, même les prestataires de services, je vous ai à l’œil 😉).

Automatiser son business avec le paiement automatique permet de ne pas passer un temps fou à :

• Envoyer votre RIB plusieurs fois par mois.
• Vous souvenir de vérifier chaque virement, chaque paiement en plusieurs fois.
• Checker les échéances.
• Accuser bonne réception du virement de vos clients.

Les paiements sont paramétrables et c’est Stripe ou PayPal qui se charge de récolter vos mensualités lorsqu’elles sont dues, le nombre de fois qu’il faut.

Alors évidemment, vous aurez de petits frais pour chaque transaction. En tant que business coach, je dis souvent à mes élèves de la BSB Académie (mon programme signature pour booster votre business) qu’il est bénéfique d’investir un peu d’argent pour se libérer du temps de gestion, de la charge mentale et éviter certains oublis. 

Comment mettre en place le paiement automatique ? 

Généralement, vous devez créer un compte Stripe et éventuellement un compte PayPal. Ce dernier n’est pas obligatoire, car, même si certaines personnes aiment avoir ce choix de paiement, c’est une solution qui rencontre parfois des bugs (je parle en connaissance de cause 😅).

Ensuite, vous avez plusieurs solutions pour proposer le paiement automatique, en plusieurs fois ou en une seule fois, à vos clients :

Solution 1 : vous avez un logiciel de facturation du type Freebe, Quaderno, etc. Vous pouvez alors relier Stripe et PayPal à ces logiciels. Ainsi, lorsque vous créez une facture sur l’une de ces plateformes, votre client peut directement cliquer sur le lien et payer en ligne.

Solution 2 : vous avez une plateforme de formation en ligne du type Podia, Kajabi, Systeme.io, etc. Vous pouvez alors relier votre plateforme de formation en ligne à Stripe et à PayPal. Vos clients peuvent ensuite vous payer facilement.

Solution 3 : vous n’avez ni logiciel de facturation ni plateforme de formation en ligne. Vous pouvez alors créer directement des factures dans Stripe et PayPal ou envoyer des liens directs pour que vos clients vous payent.

Enfin, je vous conseille vivement d’opter pour des outils comme Freebe ou Quaderno, qui vont éditer facilement vos factures. Ne faites pas mon erreur en attendant d’avoir plus d’une centaine de factures par mois pour passer à un logiciel de facturation automatique ! 

4 – PROGRAMMER SES POSTS ET UTILISER LE PARTAGE AUTOMATIQUE DE CONTENU

Les avantages du batching 

Le batching est le fait de créer beaucoup de contenu en une seule fois. Vous pouvez, par exemple, préparer tous vos posts Instagram de la semaine et les programmer pour qu’ils soient automatiquement publiés. 

Cette technique vous permet de gagner du temps et de l’énergie, de ne pas trop vous éparpiller et d’être plus sereins, car tout est prêt à l’avance.

Les logiciels pour programmer ses posts et partager du contenu en automatique

J’utilise Canva pour créer mes posts Instagram et Planoly pour rédiger les descriptions, uploader les visuels et programmer.

Je me sers de Facebook Creator Studio pour programmer tout ce qui est Carrousel et IGTV. 

Enfin, j’utilise IFTTT pour partager automatiquement du contenu. Par exemple, quand je publie un post sur Instagram via Planoly, ou un article de blog sur mon site, tout est publié automatiquement sur ma page Facebook. 

5 – UTILISER L’ACCUSÉ DE RÉCEPTION DE SA MESSAGERIE

Comment automatiser son business ? Eh bien, si vous ne deviez appliquer qu’une seule des 7 automatisations de cet article, c’est bien celle-là ! En plus aucune excuse, elle prend moins de 5 minutes à être mise en place. 

Faites en sorte que les personnes qui vous écrivent reçoivent un email d’accusé de réception de votre part. Vous pouvez mettre un petit texte pour les avertir que vous avez bien reçu leur message et que vous allez le traiter dans les 24/48 heures, par exemple.

Que vous soyez sur Gmail ou que vous ayez une boîte mail professionnelle avec votre nom de domaine (et donc un hébergeur), allez dans les paramètres et dans « réponse automatique ». Voilà, c’est fait 🎉

6 – CONSTRUIRE FACILEMENT SA LISTE EMAIL ET SES SÉQUENCES EMAIL DE BIENVENUE

Lancer et booster sa liste email est important lorsqu’on fait du marketing, lorsqu’on fait du business, lorsqu’on est entrepreneur, mais surtout lorsqu’on compte sur Internet pour trouver des clients. Vous êtes donc tous concernés : infopreneur, prestataire de services, profession libérale, e-commerçant, etc.

Pour construire votre liste email, il faut proposer à vos prospects un lead magnet, c’est-à-dire un cadeau du type PDF, audio ou vidéo, auquel ils n’ont accès que lorsqu’ils rejoignent et s’inscrivent à cette liste. 

Ensuite, ces personnes doivent évidemment obtenir rapidement le contenu que vous leur avez promis. Et c’est grâce à l’automatisation d’emailing que vous allez pouvoir faire cela. Quelques logiciels d’email marketing sont gratuits jusqu’à un certain nombre d’abonnés. D’autres sont payants. De mon côté, je vous en recommande deux : MailerLite et ConvertKit.

Pensez aussi à mettre en place une séquence d’email de bienvenue qui s’enchaîne sur quelques jours afin de présenter vos offres, vous aidez à vendre et obtenir de nouveaux clients. 

7 – RÉALISER LE SUIVI CLIENT ET LA RÉCOLTE DE TÉMOIGNAGES GRÂCE À L’AUTOMATISATION

Le suivi client est très important pour sonder si vos clients ont apprécié votre offre, votre produit, votre service et savoir si vous pouvez changer des choses pour améliorer votre produit ou votre prestation.  

Vous pouvez aussi en profiter pour récolter des témoignages qui sont très utiles pour faire votre promotion et votre marketing.

Automatisez le suivi client avec un email de suivi après achat. Ça fonctionne si vous vendez de la formation en ligne, que vous avez un e-shop ou que vous faites du e-commerce. 

Il est très simple, grâce au fameux logiciel d’email marketing, de programmer un email x jours après l’achat ou x jours après votre prestation. Votre client reçoit alors l’email qui lui demande de ses nouvelles et lui donne potentiellement un lien (du type Google Forms) pour laisser un témoignage.

Si vous êtes dans le cadre d’une prestation de services, vous pouvez, via Calendly par exemple, mettre en place un email qui s’envoie automatiquement 15 jours après la séance avec un petit mot et un lien pour le témoignage. 

LES BÉNÉFICES DE L’AUTOMATISATION

On l’a vu, automatiser son business à de grands bénéfices :

• Gain de temps.
• Gain d’argent.
• Gain de clients.
• Allègement de la charge mentale.
• Gain de sérénité.
• Réduction du taux d’erreur.
• Augmentation de l’image professionnelle de votre entreprise. 

ASTUCES BONUS : LES TEMPLATES POUR GAGNER DU TEMPS

Je vous avais promis une astuce, la voilà ! Il ne s’agit pas d’une automatisation, mais d’un élément qui a changé ma vie (oui, rien que ça 😄). 

Je veux vous parler des templates (modèles). Vous pouvez en créer pour à peu près tout :

• Template d’email.
• Template de réponse type.
• Template pour un process.
• Template de rédaction de contenu, etc.

Aujourd’hui, quand je dois rédiger une description d’épisodes de podcast, j’ai un template et je n’ai plus qu’à le remplir. Quand on m’écrit sur Instagram, et qu’il s’agit de questions que je reçois régulièrement, j’ai des templates avec des réponses déjà rédigées. Je n’ai plus qu’à faire un copier-coller et à modifier le nom de la personne. Quand on m’envoie des email, j’ai des template de réponses, etc.

Bref, j’utilise les templates dans quasiment toutes les tâches récurrentes de mon business. Dès qu’une action se produit plus de deux fois, je dégaine un template 🤠

En les utilisant vous aussi, vous verrez que les templates vous permettent de gagner du temps et de ne jamais rien oublier.