Tous les jours, vous avez l’impression d’avoir un emploi du temps surchargé ? Eh bien, aujourd’hui, vous allez voir comment gagner du temps pour réussir à réaliser de nouveaux projets, développer votre business ou améliorer votre vie personnelle.
Sachez qu’en tant que workaholic, l’organisation et la productivité sont des sujets que j’aime tout particulièrement. Je vais donc vous donner mes 9 meilleures astuces pour arriver à vous libérer du temps. Ensuite, vous n’aurez plus qu’à choisir la méthode qui vous convient le mieux. Et en toute fin d’article, vous découvrirez une technique d’une efficacité redoutable en termes de productivité.
1. AUDITEZ VOS JOURNÉES
Pour améliorer une situation, quelle qu’elle soit, la stratégie à suivre est la suivante :
- Faites un audit de l’existant, afin de repérer des pistes d’amélioration.
- Créez un plan d’action.
- Passez à l’action.
- Étudiez les résultats, afin d’optimiser de nouveau, d’ajuster, etc.
Alors, comment réaliser un audit de votre gestion du temps actuelle ? La solution est de faire appel à un petit outil gratuit, que vous pouvez utiliser en ligne ou installer sur votre ordinateur : Toggl.
C’est un tracker de temps. En appuyant simplement sur play/pause, vous pouvez connaître le temps passé sur une tâche précise.
Pour auditer vos journées, forcez-vous à utiliser Toggl tous les jours pendant une semaine. L’idée ici n’est pas de porter un jugement sur votre travail, mais uniquement d’avoir des données pour analyser votre façon de travailler.
Vous allez pouvoir vous rendre compte du pourcentage de temps dédié à chacune de vos tâches. Vous découvrirez peut-être que vous passez 20 % du temps à répondre à vos mails, 70 % sur les réseaux sociaux, etc.
Tracker votre temps est fastidieux à faire, mais très révélateur. Vous allez également pouvoir voir la façon dont vous enchaînez les microtâches (sans vous en rendre compte) au sein d’une même journée. Cela peut donner :
- 20 minutes de réseaux sociaux.
- 10 minutes de mails.
- 1 heure de création de contenu.
- 20 minutes de réseaux sociaux.
- 1 heure de meeting.
- 10 minutes de mails.
- 30 minutes de création de contenu, etc.
De mon côté, en faisant de nouveau un petit audit dernièrement, je me suis rendu compte que je passais encore trop d’heures à répondre aux messages sur les réseaux sociaux. J’aime beaucoup cette activité, mais, en tant que CEO de TheBBoost, je dois diminuer ce temps pour continuer à manager mes équipes, créer du nouveau contenu, optimiser les stratégies de l’entreprise, etc.
2. UTILISEZ LE BATCHING POUR GAGNER DU TEMPS
Maintenant que vous avez repéré la façon dont vous employez votre temps au sein de votre business, vous devez analyser vos résultats.
Si vous enchaînez souvent des microtâches tout au long de votre journée, vous allez vite vous rendre compte que vous seriez plus efficace en regroupant les activités qui se ressemblent. Je vous l’ai souvent dit, en termes d’organisation et de productivité, le batching (regrouper plusieurs tâches qui se ressemblent), il n’y a rien de mieux !
Comment utiliser le batching pour gagner du temps ? :
- Prévoyez un bloc temps de 3 heures pour créer votre contenu.
- Calez vos meetings les uns à la suite des autres.
- Définissez deux créneaux dans la journée pour répondre à vos messages sur les réseaux sociaux, plutôt que de checker votre téléphone tous les quarts d’heure, etc.
Batcher vos tâches va vous permettre d’optimiser votre temps et :
- De réduire vos sources de distraction.
- De rester concentré sur votre travail en cours.
- D’économiser votre énergie (passer sans cesse d’une tâche à une autre est épuisant).
- De vous libérer du temps.
- De réduire votre charge mentale.
- De travailler en toute sérénité.
En ce qui me concerne, j’enregistre, par exemple, plusieurs épisodes de podcast à la suite les uns des autres. Cela me prend beaucoup moins de temps que de le faire au compte-gouttes.
3. BLOQUEZ UN CRÉNEAU CONSACRÉ À VOTRE TÂCHE
Pour trouver du temps, par exemple, afin de développer votre business : bloquez un créneau (non négociable !) dans votre agenda. À vous de décider s’il s’agit de quelques heures, d’une demi-journée ou d’une journée entière.
Ce bloc temps sera dédié au développement de votre activité et uniquement à ça. Vous avez l’interdiction de venir y caler un rendez-vous de dernière minute.
Cette technique peut vous paraître un peu dure, un peu extrême. Cependant, c’est la condition sine qua none pour réussir à avancer si vous manquez de temps.
Si l’on y pense, tous les jours vous prenez votre douche, vous vous brossez les dents (d’ailleurs, votre santé bucco-dentaire vous remercie 😄), etc. On est d’accord que ces actions sont des priorités absolues, non négociables. Eh bien c’est la même chose avec ces créneaux dédiés à une tâche précise.
4. ACTIVEZ LE MODE MONOTÂCHE POUR NE PLUS MANQUER DE TEMPS
Je ne sais pas s’il y en a encore parmi vous qui sont en mode multitâche et qui ont l’impression d’être super productifs parce qu’ils arrivent à faire plusieurs choses en même temps : à la fois, travailler sur un contenu, répondre au téléphone, gérer 20 notifications, etc.
Sachez que c’est la pire chose du monde (non, je n’exagère pas du tout 😅). Cette façon de fonctionner est très trompeuse, car on a l’impression d’être extrêmement productif… à tort !
En fait, c’est juste votre cerveau qui saute de microtâche en microtâche et qui perd donc forcément en efficacité et en capacité de concentration.
Donc, on arrête le multitâche, on coupe les notifications et l’on se met en mode monotâche. Encore mieux, mettez-vous en mode deep work (travail en profondeur). Concentrez-vous sur une unique tâche durant une heure, deux heures d’affilée, ou bien uniquement 25 minutes si ce rythme vous convient mieux. Mais foncez en étant extrêmement focus.
On sous-estime souvent la puissance de la concentration. C’est parfois grâce à cet état que vous pouvez abattre en une heure l’équivalent d’une journée entière de travail.
Donc, le mot d’ordre pour gagner du temps dans vos journées est d’activer la fonction monotâche et de couper toutes vos notifications pour rester concentrés.
5. LEVEZ-VOUS OU COUCHEZ-VOUS 30 MINUTES PLUS TÔT
Cette astuce est certainement ma préférée, tellement elle est simple et efficace à la fois.
Lorsque vous avez besoin de travailler sur un projet et que vous manquez de temps malgré tous vos efforts, levez-vous ou couchez-vous 30 minutes plus tôt, en fonction de ce qui vous correspond le mieux (n’hésitez pas à jeter un œil par ici pour découvrir votre chronotype).
J’ai, par exemple, utilisé cette technique lorsque j’ai voulu mettre en place une meilleure gestion de mes finances personnelles au sein de mon business. Je me suis levée régulièrement 30 minutes plus tôt pour apprendre ce qu’était l’investissement en bourse et dans les cryptomonnaies.
6. APPRENEZ À FAIRE DES SACRIFICES POUR VOUS LIBÉRER DU TEMPS
Pour gagner du temps, vous devez prioriser vos tâches, mais surtout apprendre à faire des sacrifices. Eh oui, c’est la partie un peu moins fun, celle que vous n’avez peut-être pas très envie d’entendre, je sais.
Beaucoup d’entre vous ont énormément de projets, plein d’idées et une énorme motivation. Pourtant, vous devez accepter de ne pas pouvoir tout faire, tout de suite, en même temps.
Priorisez vos tâches à accomplir en fonction de celles qui vous paraissent les plus importantes. Et lâchez prise sur le reste en supprimant ou en repoussant à plus tard vos autres projets.
Si aujourd’hui votre business est votre priorité… alors c’est votre priorité ! Peut-être que ça signifie que, pendant quelques mois, vous n’allez passer l’aspirateur qu’une fois par semaine au lieu de tous les jours. Et c’est très bien comme ça. Ou alors peut-être que ça veut dire que, pour le moment, vous n’allez pas commencer votre chaîne YouTube, mais plutôt vous consacrer au développement de votre podcast et à la prospection. Et c’est très bien comme ça aussi !
7. OPTIMISEZ LES TEMPS CREUX DE VOTRE JOURNÉE
On a tous des temps creux dans nos journées, qu’on peut optimiser en écoutant des podcasts ou en suivant une formation en ligne. Ces moments peuvent correspondre à un trajet en transport en commun, à une session de ménage, à la préparation d’un repas, etc.
De mon côté, j’ai optimisé un de mes petits temps creux (interdiction de vous moquer de moi, je vous ai à l’œil !) : je réponds à mes messages sur les réseaux sociaux aux toilettes (on a dit qu’on ne jugeait pas 😏).
8. PRENEZ PLUS DE TEMPS POUR VOUS !
Cette astuce pour gagner du temps peut vous paraître contre-intuitive ou contradictoire : vous devez prendre du temps pour vous.
Quand on veut se libérer du temps pour le business, il faut aussi savoir prendre du temps pour soi-même. Le message que je veux faire passer, c’est que : plus ne veut pas forcément dire mieux.
Prioriser et optimiser c’est bien, mais vous devez apprendre à faire des breaks.
Travailler énormément, foncer, ne dormir que 4 heures par nuit parce qu’Aline a dit qu’il fallait se lever 30 minutes plus tôt le matin, mais que vous avez décidé de vous lever une heure plus tôt, c’est bien… mais ce n’est pas forcément le mieux et le mieux est parfois même l’ennemi du bien.
Je m’explique : savoir faire des pauses, c’est un très bon moyen de recharger vos batteries pour ensuite pouvoir être encore plus productifs et efficaces 🚀.
Honnêtement, je sais que je peux travailler 15 heures par jour sans problème en période de rush (comme lors du lancement de la BSB Académie, mon programme de formation signature).
Cependant, est-ce que ça veut dire que je suis ultra-efficace ? Non ! Est-ce que ça veut dire que si je prends deux heures pour déjeuner en milieu de journée j’ai perdu mon temps ? Non plus ! En réalité, je vais même gagner du temps, car je reprendrai mon travail en pleine forme et je n’aurai pas besoin de faire x heures supplémentaires.
9. APPLIQUEZ LA RÈGLE DES 80/20 POUR BOOSTER VOTRE PRODUCTIVITÉ
Pour finir, voici une astuce de productivité et d’efficacité qui fonctionne à merveille : la loi de Pareto, aussi appelée règle des 80/20.
Cette règle stipule que 20 % de nos actions nous rapportent 80 % des résultats. Le message est clairement qu’il est nécessaire de travailler dans l’efficacité plutôt que dans la quantité.
C’est exactement ce que je commençais à vous dire avec le fait de vous accorder des breaks, de prendre du temps pour vous. Parfois, prendre 20 % de temps de pause en plus permet d’être 80 % plus productif.
Gardez en tête que vous n’avez pas forcément besoin de beaucoup de temps pour commencer à développer votre business. 30 ou 40 minutes par jour, c’est déjà ça. Alors évidemment, vous devez accepter que votre entreprise va décoller en proportion du temps et de l’énergie que vous allez y mettre.