16 solutions pour améliorer sa productivité

Aujourd’hui, on va voir comment améliorer sa productivité. Vous allez découvrir 16 solutions concrètes à implémenter directement dans votre quotidien d’entrepreneur pour augmenter votre efficacité. Pour ça, je vais littéralement vous emmener dans les coulisses de mon business afin de vous donner mes meilleures astuces pour être plus productif et réellement gagner du temps. Voici une partie du programme qui vous attend : loi de Illich, loi de parkinson, méthode du time blocking, batching, etc. Accrochez-vous, c’est parti ! 

1. LISTER SES PRIORITÉS EN DÉBUT DE JOURNÉE

Améliorer sa productivité passe par la création d’une to do list, mais pas n’importe laquelle ! Chaque jour, vous devez absolument faire une liste de vos priorités (et non pas de vos urgences). 

Ensuite, vos 2 ou 3 priorités du jour doivent être réalisées, qu’il pleuve, qu’il vente ou qu’il neige 😉. Il peut évidemment parfois s’agir de tâches qui ne demandent que quelques minutes ou bien qui nécessitent d’y passer la journée.

Vous allez vite vous rendre compte que savoir précisément sur quoi vous devez travailler va vous permettre de réussir à atteindre vos objectifs plus rapidement. 

2. ACCEPTER DE PERDRE DU TEMPS AVANT D’EN GAGNER

Ce concept est un peu contre-intuitif, mais, pour améliorer sa productivité et gagner du temps, il faut parfois accepter d’en perdre ! 

Voici quelques exemples concrets : 

• Passez du temps à créer des processus pour les tâches que vous réalisez plus de deux fois. Cela va ensuite vous faire gagner du temps le jour où vous allez déléguer ce travail à un prestataire.
• Créez une checklist des points à ne pas oublier lorsque vous faites votre comptabilité. Le jour J, cela va vous faciliter la tâche.
• Prenez le temps nécessaire afin de réaliser des briefs détaillés pour vos collaborateurs ou vos prestataires. Bâcler cette étape en pensant gagner du temps est une erreur. Vous multipliez par dix le risque d’avoir à gérer plusieurs allers-retours avant que le travail ne soit réalisé comme vous le souhaitez. 

Gardez en tête que parfois, vous pouvez avoir la sensation de perdre du temps dans votre entreprise à créer des process, des checklists, etc., mais qu’en réalité… vous gagnez un temps précieux par la suite. 

3. SUIVRE LA RÈGLE DES 2 MINUTES POUR AMÉLIORER SA PRODUCTIVITÉ

La règle des 2 minutes est abordée dans le très bon livre « S’organiser pour réussir » de David Allen. Le principe est simple : tout ce qui prend moins de 2 minutes doit être réalisé immédiatement. 

Cette règle vous évite d’accumuler des dizaines de petites tâches qui peuvent finir par vous donner l’image d’une énorme montagne à gravir ! 

Cependant, comme souvent, l’exception confirme la règle 😅. Ne vous arrêtez pas pour réaliser une tâche qui demande moins de deux minutes, si vous êtes en deep work, c’est-à-dire en mode concentration extrême sur une tâche. 

Par exemple, si j’enregistre un épisode de podcast, je ne vais pas m’interrompre, même deux minutes, pour répondre à un message. Je reste focus à 100 % pour ne pas perdre en productivité.

4. S’ORGANISER AU FUR ET À MESURE POUR GAGNER EN EFFICACITÉ

Pour augmenter votre productivité, rangez, triez et organisez ce qui vous entoure au fur et à mesure.

Moins vous passez de temps à chercher un papier, un email, une facture, un stylo, etc., et plus vous gagnez en efficacité.  

5. LIMITER LES APPELS ET LES RÉUNIONS CHRONOPHAGES

Limiter au maximum les appels téléphoniques et les réunions permet réellement d’améliorer sa productivité. 

Alors, évidemment, à vous de trouver un juste équilibre. En effet, certaines réunions sont nécessaires pour avancer dans la bonne direction. De même, certains appels ne peuvent pas être évités et font gagner du temps plutôt que de traiter un sujet de façon asynchrone. 

Chez TheBBoost, on utilise plusieurs outils qui nous permettent de n’avoir besoin que d’une réunion hebdomadaire : 

• Slack, notre messagerie d’équipe.
• ClickUp, notre logiciel de gestion de projets. 
• Loom, pour faire des captures d’écran accompagnées de vidéos explicatives.
• Les emails, etc.

Enfin, n’oubliez pas que lorsque vous organisez une réunion, vous devez toujours prévoir un ordre du jour et le communiquer en amont aux participants. 

6. MAÎTRISER L’ART DE PRIORISER SES TÂCHES

Plus une entreprise se développe, plus les demandes se multiplient, plus les tâches à réaliser augmentent, etc.

Un jour, vous ne pourrez plus tout gérer et c’est normal. C’est là qu’intervient l’art de prioriser 🤓. Vous devez alors accepter de choisir ce sur quoi vous mettez votre focus. Les autres tâches peuvent être ensuite automatisées, déléguées, etc. 

7. APPRENDRE À DIRE NON 

Améliorer sa productivité, c’est savoir dire non ! Alors, refusez clairement tout ce qui n’est pas au service des objectifs que vous vous êtes fixés. 

Pour réussir à dire non, soyez conscient que personne n’a pas de boule de cristal pour lire l’avenir. Alors, oui, peut-être que vous allez parfois passer à côté de certaines opportunités finalement intéressantes. Mais si sur le moment vous doutez, alors dites non.

Gardez en tête que votre temps est précieux. Donc, si une personne vous propose un appel, une rencontre, etc., n’ayez pas peur de dire non. Cette personne a raison d’oser demander, mais vous avez le droit de refuser 🙂. 

8. ÉCOUTER SA PRODUCTIVITÉ

La loi d’Illich, sur la productivité, dit qu’au-delà d’un certain temps passé sur une tâche, l’efficacité baisse de manière significative. Cela s’explique par une diminution de l’attention, un manque de nouvelles idées sur le sujet, etc. 

Donc, pour améliorer sa productivité, rien de tel que d’apprendre à repérer ce petit point de bascule où l’efficacité consacrée à une tâche baisse. C’est alors qu’il est temps pour vous de faire une petite pause ou simplement de changer d’activité. 

9. UTILISER LA MÉTHODE DU BATCHING POUR GAGNER DU TEMPS

Si vous vous intéressez aux méthodes de productivité et d’organisation, vous avez certainement déjà entendu parler du batching. 

La méthode du batching consiste à regrouper les tâches qui se ressemblent. En effet, il est prouvé que notre cerveau est beaucoup plus efficace quand il répète plusieurs fois la même tâche plutôt que lorsqu’il enchaîne des tâches différentes.

C’est pourquoi j’enregistre toujours plusieurs épisodes de podcasts à la suite, plutôt que de le faire au compte goutte. J’installe mon matériel, je mets mon cerveau en mode création de contenu et j’enchaîne les enregistrements de façon efficace 💪🏼.

10. ÊTRE PROACTIF DANS SES RÉPONSES

Pour gagner du temps, anticipez au maximum les attentes de vos interlocuteurs dans vos réponses aux mails, aux messages sur Instagram, etc. 

De façon spontanée, on a plutôt tendance à rebondir sur ce que nous dit la personne qui nous écrit. Eh bien, je vous encourage plutôt à être proactif en anticipant les futurs messages.

Exemple : 

• Une personne vous contacte pour s’entretenir avec vous par téléphone demain.
• Au lieu de lui répondre « je ne peux pas demain, quelles sont tes autres disponibilités ? », proposez-lui directement de se connecter à votre calendrier en ligne pour bloquer un créneau. De cette façon, vous économisez plusieurs allers-retours avec cette personne. 

11. TRACKER SON TEMPS DE TRAVAIL

Pour améliorer sa productivité, rien de tel que de traquer son temps de travail. Pour ça, vous pouvez utiliser le même outil que moi : Toggl. 

Repérez le temps que vous passez sur chacune de vos tâches, le nombre d’heures de travail effectif par jour, etc. 

Cette pratique vous permet d’analyser votre productivité pour ensuite l’optimiser. Vous pouvez récolter de la data puis réussir à gagner du temps en vous organisant différemment, en déléguant certaines tâches chronophages, etc.  

12. USER ET ABUSER DES RACCOURCIS POUR OPTIMISER SON TEMPS

Pour gagner du temps, utilisez au maximum les raccourcis sur votre ordinateur ! Je vous garantis que cette astuce toute simple est géniale en termes d’efficacité.  

Par exemple, actuellement on est en plein dans la préparation du lancement de la BSB Académie, mon programme signature pour booster votre business. Eh bien, je mets mes dossiers en lien avec la BSB Académie dans mes favoris sur Notion, dans mon Finder, sur ClickUp, etc. Cette technique me permet de gagner quelques précieuses secondes plusieurs dizaines de fois par jour !

13. RENTABILISER SES TEMPS CREUX DANS LA JOURNÉE

Dans une journée, il y a beaucoup de moments qui ne sont pas consacrés au travail, mais où l’on ne fait pas grand-chose pour autant. Alors, exploitez ces temps creux pour gagner du temps.

Par exemple : 

• Consommez du contenu qui vous intéresse dans les transports en commun.
• Répondez à vos messages sur vos réseaux sociaux aux toilettes (évidemment, toute ressemblance avec des faits réels ne serait que pure et fortuite coïncidence 😂), etc.

14. APPLIQUER LA MÉTHODE DU TIME BLOCKING POUR BOOSTER SA PRODUCTIVITÉ

La méthode du time blocking consiste à bloquer du temps à l’avance dans votre calendrier pour effectuer certaines tâches. 

Autant vous dire que j’ai longtemps fait de la résistance face à cette technique. Je n’aimais pas l’idée de ne pas être libre de gérer mon temps au jour le jour. J’avais peur de ne pas être dans le bon état d’esprit au moment où j’avais programmé une tâche 2 jours avant ! Pourtant, je dois avouer que cette méthode me fait gagner énormément de temps et augmente considérablement ma productivité. 

La loi de Parkinson stipule qu’une tâche nous prend la durée qu’on a décidé de lui attribuer. Vous comprenez ici qu’il est donc très efficace de fixer à l’avance un temps défini pour réaliser une tâche. Rien de mieux pour conditionner votre cerveau à être efficace afin de ne pas y passer des heures. 

Cette méthode demande évidemment de bien vous connaître. À vous d’ajuster vos créneaux au fur et à mesure de votre expérimentation. 

15. ACTIVER LE MODE AVION SUR SON TÉLÉPHONE POUR ÊTRE PLUS PRODUCTIF

On est tous pareils, faire preuve d’autodiscipline face à son téléphone est très difficile. Une notification apparaît et l’on arrête la tâche qu’on était en train de réaliser. Le problème est que se concentrer de nouveau demande ensuite du temps. On a connu mieux en termes d’efficacité. 

La solution la plus simple pour améliorer sa productivité est donc de mettre son téléphone en mode avion, ou bien de tout simplement l’éteindre pendant quelques heures. 

16. RELEVER SES MAILS UNIQUEMENT DEUX FOIS PAR JOUR

Très peu de métiers nécessitent de relever ses emails toutes les demi-heures. Pourtant, beaucoup d’entre nous ne peuvent s’empêcher d’aller checker leur boîte mail plusieurs fois par jour. 

Alors, contentez-vous de relever vos mails au maximum deux fois dans vos journées de travail. Et si l’idée que vos clients doivent attendre quelques heures avant d’avoir votre réponse vous angoisse, ajoutez dans votre mail d’accusé réception un mot indiquant que vous relevez vos messages en fin de journée, par exemple. 

Cette technique va maximiser votre productivité et votre temps de concentration.