Comment faire ses devis / factures en auto entrepreneur ?

Dans l’article d’aujourd’hui on va remettre les points sur les « i » et les barres sur les « t » (j’adore cette expression) concernant le sujet suivant : faire ses devis / factures en auto entrepreneur.

Ok, être en auto entreprise (ou micro entreprise c’est pareil) c’est cool parce que c’est super simple. Mais votre statut d’auto entrepreneur ne vous donne PAS LE DROIT d’être approximatifs dans votre comptabilité.

Alors accrochez-vous, dans cet article on parle de tout ce qu’il faut mettre (ou pas !) sur vos devis / factures en auto entrepreneur, et des erreurs à éviter.

Vous pouvez même de télécharger mes modèles pour faire les vôtres !

COMMENT FAIRE UN DEVIS EN AUTO ENTREPRENEUR

Le devis est obligatoire

Commençons par le commencement (si vous le voulez bien).

Un client vous démarche (youpi) et veut s’offrir vos services (double youpi).

À ce stade là, c’est le moment de lui faire un devis.

LE DEVIS EST OBLIGATOIRE. Je répète, le devis est obligatoire.

De même que sa signature (par votre client).

Déjà parce qu’il tient lieu de contrat entre votre client et vous et qu’il fixe un prix ferme. Et surtout parce qu’en cas d’impayé, il n’existe aucun recours juridique si vous n’avez pas fait signer de devis (croyez-en mon expérience, je me suis déjà faite avoir).

Quoi mettre sur son devis ?

Voici les éléments à faire figurer sur votre devis (hors détail que j’aborde juste après) :

• Vos coordonnées : nom, prénom, nom de société, adresse physique, adresse mail, numéro de téléphone, numéro SIRET et de TVA (si applicable).
• Coordonnées de votre client .
• Numéro de devis
• L’objet du devis
• Date à laquelle le devis est créé
• Son délai de validité (généralement on met 30 jours)
• Le numéro d’immatriculation RM / CCI / URSSAF
• Votre numéro de contrat d’assurance RC pro ainsi que l’organisme assureur (si applicable)
• Code NAF (vous pouvez le retrouver sur votre certificat INSEE)
• La mention « TVA non applicable article 293B du CGI » (sauf si vous êtes assujettis à la TVA, bien évidemment)

Comment remplir son devis

Maintenant que votre devis est en page, il faut remplir le détail de votre prestation / vente.

Soyez les plus précis possibles.

Surtout dans le cadre de prestations de service n’hésitez pas à rentrer dans le détail : délais, nombres d’allers-retours, conditions, limites d’utilisations, etc.

Rappelez-vous : votre devis tient lieu de contrat (si aucun contrat n’a été signé en dehors). En cas de litige avec votre client, c’est ce qui est marqué dessus qui fait foi.

Par exemple : si vous n’avez pas spécifié à votre client qu’au delà de 3 allers-retours, vous facturez toute modification supplémentaire, alors vous êtes tenus de poursuivre le job à vos frais jusqu’à ce qu’il soit satisfait.

Lorsqu’il s’agit de faire vos devis / factures en auto entrepreneur, n’ayez pas peur de trop border les choses. Au contraire les clients se sentent rassurés par les cadres qu’on leur met et cela atteste de votre expérience et de votre professionnalisme.

Comment remplir les lignes de prix

Vous pouvez choisir de remplir vos lignes de prix en fonctionnant à l’unité, à l’heure, à la journée, etc. C’est vous qui décidez.

Veillez simplement à bien le spécifier dans le détail de votre devis.

Que vous soyez en franchise de TVA ou non, les prix dans les lignes du devis sont toujours HT (hors taxes). Celle-ci vient se rajouter (ou non) seulement lors du total.

Si vous êtes en franchise de base (c’est à dire que vous ne facturez pas la TVA), alors le montant total doit être exprimé en HT et vous devez faire figurer la mention « TVA non applicable article 293B du CGI » juste en dessous.

Envoyer ses devis

Une fois votre devis terminé, il vous faut l’envoyer ou le remettre à votre client.

Encore une fois, exigez la signature de votre client dessus et ne commencez pas à travailler avant de l’avoir obtenue.

N’oubliez pas que le devis a vocation à vous protéger avant tout.

COMMENT FAIRE SES FACTURES EN AUTO ENTREPRENEUR

La facture est obligatoire

Comme pour le devis, la facture est obligatoire si vous travaillez avec un professionnel. Elle s’envoie (dans la plupart des cas) à la fin de la prestation/vente et déclenche le processus de paiement chez votre client.

Quoi mettre sur ses factures ?

Les éléments à mettre sur votre facture sont, grosso-modo, les mêmes que pour vos devis :

• Vos coordonnées : nom, prénom, nom de société, adresse physique, adresse mail, numéro de téléphone, numéro SIRET et si applicable, n° de TVA.
• Coordonnées de votre client.
• Numéro de facture.
• L’objet de la facture.
• Date d’émission (création de la facture).
• La date de réalisation/de livraison de la prestation/de la vente.
• Délai de paiement.
• Numéro d’immatriculation RM / CCI / URSSAF.
• Le numéro d’assurance professionnelle ainsi que l’organisme assureur (si applicable).
• Code NAF (vous pouvez le retrouver sur votre certificat INSEE).
• La mention « TVA non applicable article 293B du CGI » (sauf si vous êtes assujettis, bien évidemment).
• Et bien évidemment (ne surtout pas oublier) les mentions obligatoires de pénalités en cas de retard de paiement.

Ps : Le fait de noter les pénalités de retard n’est pas optionnel. Au contraire, c’est obligatoire et si votre facture ne les mentionne pas, vous n’avez pas le droit de les réclamer et votre facture sera jugée non conforme par le tribunal en cas de litige ! Alors ne les oubliez pas !

Comment remplir les lignes de prix

Contrairement aux devis, vous n’êtes pas obligés de remettre le détail de vos conditions sur votre facture. Reprenez juste les lignes principales de votre devis.

Faites ensuite le total puis :

• Laissez le montant total HT et indiquez la mention d’exonération de TVA « TVA non applicable article 293B du Code Général des Impôts« .
• Ou indiquez le montant de la TVA sur une ligne séparée, puis faites un montant TTC global sur une dernière ligne.

Envoyer ses factures

Vous êtes prêts à envoyer votre facture à votre client !

N’oubliez pas de lui joindre votre RIB pour qu’il puisse effectuer un virement bancaire (toujours préférable aux chèques).

Vous pouvez faire figurer votre RIB directement en bas de votre facture.

NUMÉROTER SES DEVIS / FACTURES EN AUTO ENTREPRENEUR

Les règles de la numérotation

La question de la numérotation pour faire ses devis / factures en auto entrepreneur revient souvent.

La règle est très simple les amis, et comporte 2 points hyper importants :

1. Les numéros doivent obligatoirement se suivre dans l’ordre chronologique.
2. Il doit être impossible de les modifier/supprimer après leur création.

Pour ces deux raisons, il est en principe obligatoire de se servir d’un logiciel de facturation en ligne (ou à défaut d’un facturier) pour créer ses devis / factures en auto entrepreneur.

Certains sont gratuits, adaptés aux auto entrepreneurs et très simples d’utilisation comme :

• Tiime AE (que je recommande car j’utilise son grand frère Tiime et c’est juste parfait) 
• MyAE 
• Bonjour Auto Entrepreneur 
• Henrri

Et le tableur Excel alors ?

Bon soyons francs un instant. Même si le tableau Excel pour suivre sa comptabilité est a priori désormais interdit, le FBI ne va pas débarquer dans votre salon en deux jours pour vous jeter en prison (ne passez pas par la case de départ, ne touchez pas 2000€).

Je dirais donc : à vos risques et périls !

Dans tous les cas, la règle numéro 1 s’applique toujours : les numéros de facture doivent obligatoirement se suivre.

Voici quelques exemples de numérotation que vous pouvez utiliser :

• 00001 ; 00002 ; 00003 … (juste le numéro de la facture)
• 20190210-0001 ; 20190315-0002 ; 20190501-0003 … (la date de la création de la facture, puis son numéro)
• 20190001 ; 20190002 ; 2019003 … (l’année de la création de la facture, puis son numéro)
• etc.

Vous l’avez compris : quelle que soit la nomenclature que vous choisissez, l’important est qu’il y ait un numéro qui se suit de facture en facture, dans l’ordre chronologique.

Dernière chose enfin : si vous avez créé une facture et que finalement vous ne l’utilisez pas, ne la supprimez surtout pas (ce qui créerait un « trou » dans votre suite de numéros de facture). Marquez-la simplement comme « annulée ».

Attention, il est interdit de :

Voici la liste de ce qui est interdit de faire, en matière de numérotation de devis / factures en auto entrepreneur :

• Utiliser le même numéro pour deux factures différentes.
• Avoir des « trous » dans la suite de ses numéros.
• Supprimer une facture.
• Annuler une facture qui a donné lieu à un remboursement.
• Ne pas avoir d’ordre chronologique.