Les 6 étapes à suivre pour apprendre à déléguer efficacement

Apprendre à déléguer est un challenge pour beaucoup d’entrepreneurs. Vous générez vos premiers milliers d’euros, votre agenda se remplit de tâches à réaliser et vous commencez doucement, mais sûrement, à travailler tard le soir et les week-ends. Bref, vous courrez après le temps avec l’impression d’être surchargé par le travail. C’est à ce moment précis que le mot délégation vous passe par la tête ! Et si la solution était de recruter un prestataire pour vous aider à développer votre entreprise ? Aujourd’hui, vous allez voir comment préparer votre business (mindset, organisation, outils) pour réussir à déléguer efficacement. Vous allez découvrir aussi qu’il faut souvent commencer à confier certaines tâches à un collaborateur sans avoir encore réellement les moyens financiers pour le faire (respirez, ça va bien se passer !). On va parler ensuite de process, de communication, d’objectifs, d’onboarding, etc. Sachez que j’ai moi-même suivi les 6 étapes clés que je vais vous donner, lorsque j’ai commencé à déléguer dans mon business. Vous allez donc voir comment mettre en place la délégation dans votre entreprise, alors même que vous n’êtes pas né CEO avec des compétences innées en leadership et en management. 

1. PRÉPAREZ VOTRE ENTREPRISE À LA DÉLÉGATION DÈS LE DÉBUT DE VOTRE ACTIVITÉ 

Travaillez votre mindset de chef d’entreprise

Vous venez de lancer votre business et déléguer n’est pas dans vos priorités ? Cela vous semble lointain, facultatif, voire impossible ? Eh bien je vous conseille de tout mettre en œuvre au sein de votre entreprise, dès maintenant, pour pouvoir déléguer dans les mois ou années à venir (oui, oui, c’est un vrai conseil 🤓).  

La raison est simple : ne sous-estimez pas la vitesse à laquelle le besoin de déléguer peut pointer le bout de son nez.

Adoptez, le plus tôt possible, un mindset d’entrepreneur qui devra se décharger de certaines tâches, un jour ou l’autre.

Organisez tous vos dossiers et simplifiez vos process

Mettez en place, dès vos débuts, une organisation parfaite de l’ensemble de vos dossiers, sous-dossiers, fichiers, etc. Le but est qu’une personne extérieure à votre entreprise soit capable de retrouver rapidement n’importe quel document. 

Les tâches doivent être simples à comprendre et simples à reproduire. Penser à l’ensemble de votre entreprise de cette façon, dès votre lancement, va vous simplifier la vie, mais également celle de vos futurs prestataires.    

Notez, au fur et à mesure du développement de votre activité, les tâches récurrentes que vous pourrez donner à faire à un autre professionnel rapidement. C’est réellement la base pour apprendre à déléguer efficacement.

Choisissez des outils efficaces pour l’ensemble de vos tâches 

Faites en sorte de travailler avec des outils pouvant être utilisés par plusieurs personnes à la fois (vos futurs collaborateurs). De cette manière, vous ne serez pas obligés de changer toutes vos habitudes et tous vos process dès que vous ferez entrer un nouveau professionnel dans votre business.

Par exemple :

• Vous pouvez travailler avec Asana, Notion ou ClickUp comme outils de gestion de projet. 
• N’hésitez pas à utiliser Dropbox pour le stockage des fichiers. 

Utiliser les bons outils dès le début de mon business a été, pour ma part, l’une de mes meilleures décisions  ! Lorsque j’ai fait appel à des prestataires, il a été très facile de leur donner accès à l’ensemble des fichiers nécessaires et de leur attribuer les différentes tâches à réaliser.

2. COMMENCEZ À DÉLÉGUER AVANT D’ATTEINDRE LE CHIFFRE D’AFFAIRES DE VOS RÊVES  

Voici une phrase que j’entends souvent, « je n’ai pas encore les moyens de déléguer ».

Vous devez accepter que le besoin de délégation arrive souvent avant le budget idéal pour le faire. En effet, déléguer vous permet de vous libérer du temps et de l’espace mental pour justement augmenter ensuite votre chiffre d’affaires.

Dans 90 % des cas, vous n’avez donc pas les moyens financiers de déléguer sur du long terme, avant de commencer à le faire, et c’est tout à fait normal. Vous devez comprendre que, durant quelques semaines, la délégation représente un coût pour votre entreprise avant d’en ressentir les bénéfices financiers.  

Ne tombez pas dans le piège de votre ego qui attend la surcharge de travail, voire le burn-out, avant d’accepter qu’il est temps pour vous de vous décharger de certaines tâches chronophages. 

3. ENREGISTREZ VOS PROCESS AU FUR ET À MESURE POUR VOS FUTURS PRESTATAIRES

Encore un conseil qui m’a sauvé la vie et qui m’a fait gagner beaucoup de temps : pensez à enregistrer vos process lorsque vous les créez.

Vous pouvez, par exemple, enregistrer votre écran en même temps que votre voix pour détailler la façon dont :

• Vous mettez en ligne un article de blog.
• Vous programmez des publications sur les réseaux sociaux, etc.

Procéder de cette manière vous permet de n’avoir plus qu’à transmettre les vidéos de vos process le jour où vous faites appel à un prestataire. Il a alors toutes les étapes et démarches nécessaires pour travailler à vos côtés. 

Enregistrer vos process est un gain de temps inestimable pour vous, car vous n’avez pas besoin de former les professionnels à qui vous déléguez des tâches. Cela réduit également beaucoup le risque d’erreurs de la part de vos prestataires qui ont un tutoriel vidéo sous les yeux.

Plusieurs solutions payantes, mais également gratuites, existent pour enregistrer vos process en vidéo (écran + voix avec explications) : 

• Screenflow.
• Loom.
• QuickTime Player sur Mac.
• Le raccourci clavier « windows + G » sous PC, etc.

4. COMMUNIQUEZ POUR APPRENDRE À DÉLÉGUER EFFICACEMENT

Remettez-vous en question si le travail délégué est mal réalisé 

S’il y a bien une compétence à développer pour apprendre à déléguer (et à être heureux dans la vie en général, tant qu’à faire 🙂), c’est bien la communication.

Vous devez être capables de définir et d’expliquer clairement les missions et les tâches que votre futur prestataire doit réaliser.  

C’est pourquoi si le travail est mal fait c’est souvent d’abord de votre faute. Eh oui, voilà une vérité qui fait un peu mal 😏 Pourtant, rien n’est plus vrai que ça.

Dans le cadre d’une mission déléguée à un collaborateur, si le résultat n’est pas à la hauteur de vos attentes ou s’il y a des erreurs, demandez-vous d’abord si vous avez exprimé de façon assez claire vos attentes, les détails des tâches à réaliser, etc. 

Bien souvent (mais évidemment pas tout le temps, il arrive aussi qu’un prestataire travaille mal), une tâche mal réalisée vient d’une mauvaise communication de votre part. Soit parce que vous n’avez pas été assez précis dans vos explications (d’où l’importance de filmer ses process), soit parce que vous n’avez pas communiqué tous les éléments nécessaires au prestataire, etc.

Fixez des objectifs clairs et précis à votre prestataire

Dans la lignée de ce qu’on vient de dire, apprendre à déléguer, c’est savoir exprimer des attentes et des objectifs clairs et précis à vos prestataires.

Établissez, par exemple, des objectifs chiffrés dont l’accomplissement est facilement mesurable (avec échéances, mesures de gestion du temps, paliers stratégiques, etc.).

Et surtout, ne partez jamais du principe que « c’est du bon sens ». Préférez trop entrer dans les détails, que pas assez. Gardez en tête que le manque de communication est souvent source d’erreurs et d’incompréhensions. Ce qui vous paraît évident l’est rarement pour d’autres professionnels. 

Faites des retours à vos collaborateurs régulièrement

Prenez le temps de faire régulièrement des retours à vos prestataires : 

• Soulignez les tâches qu’ils ont bien accomplies.
• N’hésitez pas à leur faire part des petites erreurs commises.
• Communiquez sur les points que vous souhaitez améliorer.
• Demandez-leur de quelle façon vous pouvez les aider dans la réalisation de leur mission (mise à disposition d’informations, simplification de process, etc.). 

Il peut vous paraître délicat de « critiquer » le travail d’un prestataire. Vous pouvez avoir tendance à vous dire qu’après tout « ce n’est pas bien grave ». Et pourtant, c’est important ! Si vous n’échangez pas régulièrement avec vos collaborateurs, ils ne pourront pas deviner ce qui ne fonctionne pas pour rectifier le tir. 

Alors, ne faites pas cette erreur, et ne laissez pas passer quelque chose qui ne vous convient pas. Le risque est que ça devienne la source de frustrations et de futurs conflits, ce qui serait fort dommage. Dites clairement (et gentiment) à votre prestataire ce qui ne vous va pas et comment vous souhaitez que les tâches soient réalisées. Si vous restez cordiaux et factuels, il n’y a aucune raison que votre collaborateur le prenne mal.

Vous souhaitez apprendre à déléguer efficacement, alors gardez en tête que vous êtes dans le domaine du business, et non pas dans celui d’une association caritative. Votre prestataire est là pour vous aider à faire tourner votre entreprise et il est donc de votre responsabilité de vous assurer qu’il le fait correctement. Vous devez prendre les décisions qui s’imposent dans le cas contraire (recadrage ou changement de prestataire au besoin).

N’oubliez pas que vous devez également motiver vos collaborateurs en soulignant, très régulièrement, ce qu’ils font de bien ❤️.

5. PRÉVOYEZ PLUSIEURS SEMAINES D’ADAPTATION POUR INTÉGRER UN COLLABORATEUR  

Vous voulez un scoop ? Vous êtes unique sur cette planète. 

L’énorme erreur que font beaucoup d’entrepreneurs qui s’apprêtent à déléguer pour la première fois est de croire qu’il existe leur double et qu’ils vont le trouver. Penser qu’il est possible de recruter un professionnel qui travaille exactement de la même manière que vous, et « aussi bien » que vous, est utopique. C’est le meilleur moyen de se planter (et de faire fuir vos prestataires).

Faites-vous une raison immédiatement : votre prestataire n’est pas vous. Et il lui faut plusieurs semaines d’onboarding pour s’adapter à votre personnalité, à votre style et à vos process.

Laissez-lui le temps de s’acclimater et de prendre ses marques. Il va commettre certaines erreurs à ses débuts et c’est entièrement normal. 

6. ACCEPTEZ QUE TOUT NE SOIT PAS PARFAIT POUR RÉUSSIR À DÉLÉGUER

Lâchez prise sur les tâches que vous déléguez

Apprendre à déléguer, c’est accepter que tout ne soit pas parfait (selon votre propre définition de la perfection évidemment).

J’ai un jour entendu à ce sujet, dans un podcast, « 80 %, c’est assez ». Il se trouve que je suis relativement d’accord avec ça. Si votre prestataire arrive à réaliser les tâches que vous lui confiez à 80 % de perfection, c’est largement assez, vous n’avez pas besoin de plus. Ne perdez pas de temps avec les 20 % manquants (loi de Pareto, tout ça tout ça).

Apprenez à lâcher prise sur la question, à accepter les idées, les process, la manière de réfléchir de votre prestataire et à composer avec les « 80 %, c’est assez » 😉.

Ne contrôlez pas tout en permanence

Vous êtes un chef d’entreprise et votre prestataire est là pour vous aider à réduire votre charge de travail, à gagner du temps dans vos business, à vous épauler dans une tâche que vous ne maîtrisez pas, etc. 

Si vous passez votre temps à contrôler tout ce qu’il fait et à corriger chaque virgule derrière lui, vous perdez tous les bénéfices de la délégation (à savoir le temps précieux et l’espace mental que vous récupérez grâce à vos prestataires).

Donc, utilisez plutôt le temps gagné pour travailler « sur » votre business et non pas « dans » votre business.