7 astuces pour être plus productif

Mis à jour en avril 2022

Vous vous sentez souvent débordé face à la quantité de tâches que vous devez réaliser ? Vous n’avez pas le temps d’arriver à bout de votre to do list ? Si vous souhaitez réussir à être plus productif, vous êtes au bon endroit ! Aujourd’hui, vous allez apprendre à optimiser votre temps et à accroître vos performances et votre efficacité. À l’ordre du jour : les secrets d’une bonne organisation, le chronotype, la loi de Pareto, la méthode Pomodoro, etc. Si vous passez à l’action, mes 7 astuces vont réellement vous permettre de gagner en productivité afin de développer votre business.

1. S’ORGANISER POUR RÉUSSIR À ÊTRE PLUS PRODUCTIF

Planifiez vos journées de travail la veille

La première clé pour gagner en productivité est l’organisation. La méthode est simple : à la fin de chacune de vos journées de travail, prenez toujours le temps de planifier les tâches que vous devez réaliser le lendemain. 

Le fait d’organiser votre journée la veille va vous permettre d’être plus productif, car :  

• Vous identifiez réellement quelles sont les tâches prioritaires à réaliser.
• Vous êtes plus aptes à gérer les éventuels imprévus, sans trop stresser. 
• Vous gagnez du temps en structurant, de façon optimale, votre future journée de travail. En effet, vous le savez, les tâches que vous programmez n’ont pas toutes le même degré d’importance et d’urgence. Planifier votre journée la veille vous laisse le temps d’effectuer ce tri parmi les actions que vous devez accomplir. 

Repérez votre chronotype pour gagner en efficacité 

Pour devenir plus productif, identifiez votre chronotype afin de repérer les moments de la journée où vous êtes le plus efficace. Eh oui, inutile de vous lever à 4 heures du matin si vous êtes de nature à être plus concentré en fin de journée. 

Organisez-vous pour traiter les tâches les plus importantes et celles qui vous demandent beaucoup de concentration, durant votre zone de productivité : en début de journée, l’après-midi ou le soir !

Vous verrez que repérer votre chronotype va vous permettre : 

• De gérer votre énergie.
• D’optimiser au mieux votre temps. 
• D’être plus efficace dans votre journée de travail.
• D’aligner votre quotidien en fonction de votre rythme biologique.

Arrêtez le multitâche pour être plus performant

J’ai un scoop pour vous : contrairement à ce que vous pensez peut-être, vous perdez en productivité en essayant de traiter plusieurs tâches en même temps. Je sais, vous avez certainement l’illusion d’être performant, mais je vous assure que ce n’est pas le cas.

Il est inutile de forcer votre cerveau à passer, sans cesse, d’une tâche à une autre ultra rapidement. Ce fonctionnement n’est pas productif et est extrêmement énergivore 🤯.

Pour limiter le multitâche, pensez par exemple à couper les notifications sur votre téléphone. Ce n’est clairement pas à Instagram, Facebook ou TikTok de décider du moment où vous devez consulter vos réseaux sociaux. 

Cette méthode est également valable pour vos mails. Vous pouvez les consulter trois fois par jour, c’est largement suffisant ! (respirez, ça va bien se passer 😉)

Pour éviter les distractions, j’ai personnellement décidé de couper toutes les notifications sur mon téléphone, sauf les appels et les SMS. Si vous avez vraiment besoin de rester concentré, pensez aussi au mode silencieux ou au mode avion.

Rangez votre espace de travail pour rester focus

Vous allez rencontrer des difficultés à travailler efficacement sur un bureau mal rangé. Concrètement, passer dix minutes à chercher LE stylo qui fonctionne au fin fond de votre tiroir, ça ne vend pas vraiment du rêve côté productivité ! 

Alors, optimisez votre espace de travail pour être plus productif : 

• Choisissez le matériel le plus adapté à vos besoins : bureau, chaise ergonomique, etc.
• Prévoyez les espaces de rangement nécessaires.
• Classez vos documents pour les trouver facilement.
• Éliminez tout ce qui pourrait vous déconcentrer.
• Ajoutez une pointe de décoration pour rendre votre espace de travail le plus agréable possible.

2. APPRENDRE À GÉRER SA PROCRASTINATION

Le fait de procrastiner est une espèce de mécanisme inconscient souvent mis en place pour vous empêcher de sortir de votre zone de confort. Face à des tâches à réaliser qui vous demandent un peu d’effort, des réponses immédiates voient miraculeusement le jour, du type « j’ai le temps, je peux le faire plus tard », « ce n’est pas si grave, je le ferai demain », etc. 

Il n’y a pas de secret, pour être plus productif vous devez être motivé ! Alors, trouvez votre « pourquoi », c’est-à-dire la raison qui vous anime profondément dans le développement de votre business. Si ce que vous faites vous passionne vraiment, vous aurez beaucoup plus de facilité à aller de l’avant. 

Alors oui, votre inconscient vous mènera quand même parfois à la procrastination. Cependant, si les actions que vous devez réaliser sont en adéquation avec votre pourquoi, vous arriverez à lutter pour ne pas tout repousser au lendemain 😉.

Par exemple, les tâches obligatoires qui ne vous animent pas du tout, comme faire la vaisselle ou réaliser votre bilan comptable (pour ne citer que lui !) peuvent être de réelles sources de procrastination.

Dans ce cas-là, vous pouvez soit déléguer ces tâches, soit les relier à votre pourquoi. 

Mettre le nez dans votre comptabilité n’est pas l’activité qui vous emballe le plus, ok. Mais, si au lieu de concevoir cette tâche comme une obligation ennuyeuse vous la mettez en lien avec le développement de votre activité, la comptabilité vous semblera tout d’un coup moins pénible ! 

Pour lutter au mieux contre la procrastination, mettez du sens dans vos actions du quotidien. 

3. PRENDRE SOIN DE SON MINDSET POUR DEVENIR PLUS EFFICACE

Prenez du temps pour vous avant d’entamer votre journée de travail 

Faites le choix d’arrêter de subir vos journées et prenez-en le contrôle dès votre réveil. Pour ça, ne sautez pas sur votre téléphone pour checker les dernières notifications dès que vous ouvrez les yeux 👀.

Pour bien commencer vos journées, prenez soin de vous. Être plus productif passe forcément par un certain équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Donc, ne plongez pas dans vos mails avant d’avoir bu votre café, thé, jus d’orange… (On ne juge personne ici 😂) 

Un des grands avantages à ne pas vous plonger dans votre téléphone portable au réveil est que votre attention n’est pas directement monopolisée par des informations sur lesquelles vous n’avez pas forcément le contrôle : mauvaise nouvelle, imprévu, critique, etc. Vous entamez alors la journée avec l’esprit le plus neutre possible. Et qui dit clarté, dit focus, efficacité et productivité !

Pensez aussi à prendre quelques minutes pour réfléchir à la façon dont vous souhaitez passer votre journée de travail. Cela va également vous permettre d’identifier tranquillement les tâches qui nécessitent le plus votre attention, parmi celles que vous avez listées la veille.

Faites du sport pour booster votre mindset

Pour travailler votre mindset, rien de mieux que de prendre le temps de faire un peu de sport régulièrement. Je vous rassure, personne ne vous demande d’aller courir un marathon chaque jour de la semaine ! 

Pratiquer une activité physique (marche, yoga, etc.) est un excellent moyen de réduire le stress souvent présent dans votre vie d’entrepreneur. Donc, en plus de prendre soin de votre corps, vous allez prendre soin de votre esprit et être plus productif au quotidien. Vous verrez que le sport est également votre meilleur allié pour cultiver votre confiance en vous. 

4. DÉLÉGUER POUR OPTIMISER SON TEMPS DE TRAVAIL

Pour être plus productif et gagner du temps, vous devez impérativement établir un plan de travail qui décrit clairement les tâches que vous souhaitez réaliser.  

C’est en ayant une vision globale de votre activité que vous arriverez à ne pas perdre de temps sur des actions chronophages qui ne vous apportent que peu de résultats. 

D’ailleurs, osez commencer à déléguer les tâches qui vous prennent du temps inutilement. C’est le meilleur moyen pour être plus efficace et enfin travailler sur votre business et non pas uniquement, dans votre business ! 

5. APPLIQUER LA LOI DE PARETO ET LA TECHNIQUE POMODORO

La loi de Pareto pour plus d’efficacité

En tant qu’entrepreneur, appliquez la loi de Pareto qui dit que 20 % de vos actions entraînent 80 % de vos résultats. Eh oui, vous devez comprendre que toutes les tâches que vous réalisez ne sont malheureusement pas toujours utiles. 

Pour être plus productif, apprenez à identifier ces 20 % d’efforts qui produiront les 80 % des objectifs que vous souhaitez atteindre 🚀.

La méthode Pomodoro pour rester concentré

Lorsque vous commencez à travailler, plusieurs éléments dans votre environnement peuvent venir vous distraire. Normal, vous n’êtes pas des robots ! Alors, pour rester concentré au maximum, essayez d’utiliser la méthode Pomodoro. Cette technique de gestion du temps est très simple : vous alternez 25 minutes de travail et 5 minutes de pause. Ensuite, toutes les deux heures environ, vous vous accordez 15 minutes de détente. Top chrono, c’est à vous de jouer !

6. SE FIXER DES OBJECTIFS MESURABLES POUR GAGNER EN PRODUCTIVITÉ

Les objectifs que vous vous fixez au cours de votre journée doivent être SMART, pour réussir à gagner en productivité :

• S pour spécifiques ; définissez clairement vos objectifs pour vous éviter de vous éloigner de votre vision globale.
• M pour mesurables ; vous devez pouvoir mesurer quantitativement ou avec des chiffres vos performances.
• A pour atteignables ; donnez-vous les moyens ou les ressources d’atteindre les objectifs que vous avez fixés. 
• R pour réalistes ; évaluez régulièrement la pertinence de vos objectifs. Ne perdez pas votre temps sur des actions sur lesquelles vous n’avez pas le contrôle ni les ressources nécessaires. 
• T pour temporels ; établissez une deadline avant même de commencer vos projets. 

7. DÉVELOPPER SA RÉACTIVITÉ FACE AUX IMPRÉVUS 

Même en mettant en place tout ce qu’il faut pour être plus productif, vous allez évidemment continuer à être parfois confrontés à des imprévus. 

L’idée est de réussir à ne pas perdre en efficacité lorsque tout ne se passe pas comme prévu :

• Ne vous précipitez pas pour trouver une solution. Être efficace ne veut pas dire agir au quart de tour ! C’est parfois même la meilleure façon d’aller droit dans le mur. Dans la majorité des cas, vous pouvez prendre le temps de réfléchir avant de passer à l’action. 
• Ne vous affolez pas pour ce qui ne dépend pas de vous et ce sur quoi vous n’avez pas le contrôle.
• Mettez tout en place pour anticiper au maximum les problèmes et les pertes de temps : faites des sauvegardes régulièrement, ne remplissez pas votre agenda au maximum afin de garder des moments pour gérer d’éventuels imprévus, etc.