Aujourd’hui, on va voir comment bien s’organiser pour la rentrée. Vous allez obtenir un plan d’action en 4 étapes pour optimiser l’organisation de votre business et de votre vie personnelle. L’objectif est de planifier au maximum les tâches à réaliser pour entamer le mois de septembre de manière structurée. À la clé : gain de temps, atteinte de vos objectifs, augmentation de votre productivité, diminution de votre charge mentale, etc.
Voici un aperçu des différents sujets qui vont être abordés : identification de vos besoins, définition de vos objectifs en fonction de vos domaines de vie à développer, création d’une semaine type de travail, mise en place d’un système de suivi d’organisation, etc. Allez, c’est parti !
1. PASSER EN REVUE LES OUTILS LIÉS AUX TÂCHES DU QUOTIDIEN POUR LES METTRE À JOUR
La première étape afin de réussir à bien s’organiser pour la rentrée est de faire le point sur les outils liés aux tâches quotidiennes. Profitez du calme de l’été pour :
- Passer en revue vos outils, vos licences, vos abonnements et vos accès utilisateurs → Payez-vous des licences ou des outils dont vous n’avez plus besoin ? Avez-vous oublié de retirer des accès à certains anciens prestataires (accès à des outils, à votre site Internet, etc.) ?
- Nettoyer les dossiers de votre Drive → Qu’est-ce que vous utilisez ? Qu’est-ce que vous n’utilisez plus ? Que pouvez-vous optimiser ?
- Mettre à jour votre site Internet → Nettoyez les plugins, supprimez les pages obsolètes et mettez à jour celles qui ont besoin de l’être.
- Réorganiser votre outil de gestion de projet (ClickUp, Notion, Asana, Monday, etc.) → Faites une repasse dans les projets, les process, les listes, etc., et actualisez-les ou archivez-les si nécessaire.
- Optimiser et mettre à jour vos automatisations.
- Faire le ménage dans votre logiciel d’email marketing si vous en avez un (ActiveCampaign, MailChimp, ConvertKit, etc.) → Cleanez les tags, les étiquettes, les listes, les automatisations, supprimez les contacts qui ne sont plus engagés depuis longtemps, etc.
- Trier vos screenshots sur votre téléphone, vos enregistrements sur les réseaux sociaux, etc.
- Organiser votre bureau, vos placards, etc.
→ Comptez environ une journée pour réaliser cette étape.
2. DÉFINIR SES OBJECTIFS AFIN DE BIEN S’ORGANISER POUR LA RENTRÉE
Définissez clairement vos objectifs pour le mois de septembre. En effet, connaître la direction vers laquelle vous voulez amener votre business va ensuite vous permettre de facilement prioriser vos tâches et de prendre les bonnes décisions.
Une des meilleures techniques pour bien s’organiser pour la rentrée est de réaliser l’exercice de la roue de la vie qui est divisée en 8 piliers :
- La carrière et le travail.
- Le développement personnel.
- Les loisirs et les passions.
- L’amour et la vie de couple.
- La famille et les amis.
- La santé et le bien-être.
- L’environnement personnel et professionnel.
- L’argent et les finances.
Pour réaliser l’exercice de la roue de la vie :
- Notez chaque pilier sur 10 afin de représenter votre niveau de satisfaction pour chacun d’entre eux.
- Choisissez ensuite 3 piliers sur lesquels vous souhaitez travailler à partir de la rentrée. Vous n’êtes pas obligé d’opter pour ceux dont la note est en dessous de la moyenne. Sélectionnez simplement les piliers qui sont importants pour vous et que vous souhaitez développer.
Pourquoi choisir de mettre votre focus uniquement sur 3 piliers et non pas sur les 8 ? Parce qu’il est humainement impossible de vouloir améliorer tous les domaines de votre vie en même temps 😉.
Et c’est bien souvent là que le perfectionnisme blesse ! Vous essayez d’être parfait sur tous les points de votre vie et vous vous créez une charge mentale énorme. Résultat : vous vous épuisez à vouloir être au four et au moulin en même temps et vous finissez par vous décourager.
Donc, contentez-vous de choisir 3 domaines de votre vie et travaillez dessus, par exemple, les trois prochains mois. En effet, au cours d’une année entière, vous pouvez tout à fait traiter plusieurs piliers.
Pour vous donner un exemple, voici les 3 piliers de vie que je souhaite faire évoluer :
- Carrière et travail → 9/10. Je suis comblée dans ce domaine, mais je souhaite encore l’améliorer et en faire une priorité.
- Santé et bien-être → 4/10. Le niveau de satisfaction auquel je suis n’est pas du tout celui auquel j’aspire. Je souhaite progresser sur ce point.
- Amour et vie de couple → 7.5/10. J’ai envie d’amener encore plus haut mon niveau de satisfaction sur ce pilier de ma vie 🙂.
Le but de cet exercice est de bien s’organiser pour la rentrée en définissant ses objectifs. Vous verrez que de cette manière vous allez pouvoir mettre votre focus, votre temps, votre énergie et vos ressources au bon endroit pour progresser ces prochains mois.
Gardez en tête qu’il est impossible d’atteindre la perfection sur tous vos domaines de vie. De la même manière qu’il est impossible de lancer votre business et d’être visible directement sur tous les réseaux sociaux (eh oui, on conseille souvent de commencer par une seule plateforme).
→ Comptez environ une demi-journée pour réaliser cette étape (à côté de la piscine en sirotant un diabolo grenadine 😄.)
3. PLANIFIER SA SEMAINE TYPE
Identifiez vos besoins
Bien s’organiser pour la rentrée tient en un mot : anticipation ! Ce n’est pas lorsque vous allez reprendre votre activité en septembre que vous devez vous demander « quelle est la meilleure organisation à adopter ? ». Ce travail doit se faire en amont.
Pour ça, identifiez ce qui est important pour vous, autrement dit vos besoins. Repartez de ce que vous avez repéré comme « à travailler » dans la roue des domaines de vie (on vous voit ceux qui ne suivent pas au fond de la salle 😄).
Par exemple, en ce qui me concerne, mes besoins pour la rentrée sont les suivants :
- Le pilier carrière et travail → Je veux avoir assez d’énergie pour continuer à développer mes business.
- Le pilier santé et bien-être → Je souhaite prendre du temps pour moi et ma santé en me créant des routines et un environnement de travail adéquat.
- Le pilier amour et vie de couple → Je veux optimiser mon organisation et mettre des actions en place pour continuer à faire évoluer ce domaine de ma vie.
Et si l’on rentre plus dans les détails, pour répondre à mes besoins liés à ma carrière et mon travail, j’ai analysé plusieurs points :
- Je dois délimiter des moments de deepwork et de création, c’est-à-dire des créneaux où je suis dans mon flow, sans distraction physique ou digitale. C’est de cette manière que je vais gagner en productivité.
- Grâce à la connaissance de mon chronotype, je sais que les moments à privilégier pour le deepwork seront plutôt le matin.
- Durant ces 6 derniers mois, le lundi était une journée où j’avais énormément de tâches à réaliser. Résultat : je terminais ma journée de travail de 12 heures épuisée et j’étais déjà très fatiguée pour le reste de la semaine. Je vais donc me créer une routine de « lundi chill », c’est-à-dire plus calme (5 ou 6 heures de travail) et avec des tâches moins énergivores.
Créez votre semaine type de travail
Pour créer votre semaine type, essayez de vous fixer des thématiques ou des tâches prioritaires à réaliser pour chaque demi-journée. J’ai adopté cette organisation il y a plus de deux ans et je la trouve extrêmement efficace !
Faites en sorte de placer en priorité les actions en lien avec les besoins que vous venez d’identifier. En ce qui me concerne, je vais créer ma semaine type en étant vigilante à insérer : du temps pour moi, des lundis plutôt calmes, des matinées dédiées à la création et à la productivité, etc.
Voici un exemple concret d’organisation de ma semaine type pour la rentrée, sachant que j’ai deux entreprises à gérer, TheBBoost et Pose ta Dem :
- Lundi chill → Le matin, call avec toute l’équipe de TheBBoost pour faire le point puis call avec mon bras droit pour parler stratégie, gestion de projet et opérationnel. L’après-midi idem côté Pose ta Dem. Je ne prévois rien d’autre le reste de la journée volontairement pour avoir de la bande passante et traiter éventuellement des tâches urgentes qui ont découlé des appels avec mes équipes (et ne pas terminer ma journée trop tard 🙂).
- Mardi, mercredi et jeudi matin → Création de contenu, deepwork et productivité pour créer de nouvelles offres, de nouvelles formations, etc. Je mettrai mon téléphone en mode avion pour ne pas être dérangée.
- Mardi, mercredi et jeudi après-midi → Calls, interviews, podcasts, opérationnel, réponses aux messages et disponibilité pour mes équipes 🫶🏻.
- Vendredi → Journée pour travailler sur mon business, c’est-à-dire pour mener des analyses stratégiques, financières, prendre du recul, faire une rétrospective et décider de la marche à suivre, me former, etc.
- Dimanche → Petit temps pour préparer la semaine qui arrive.
Sachez que votre semaine type est intentionnelle, donc il peut y avoir des imprévus ou des urgences qui viennent bouleverser votre planning et c’est normal 😉.
Le tout est de vous fixer des intentions et d’essayer d’en dévier le moins possible plutôt que de subir le fait d’avoir votre emploi du temps qui se remplit au fur et à mesure des journées qui passent.
Informez les personnes qui vous entourent de votre emploi du temps hebdomadaire
Une fois que vous avez travaillé sur votre semaine type, communiquez-la aux personnes qui vous entourent. En ce qui me concerne, je vais prévenir mes équipes et mes proches qu’ils ne pourront pas me déranger (sauf urgences) durant mes sessions de création et de productivité le mardi, mercredi et jeudi matin.
Si vous êtes parent, cette technique va vous permettre de ne pas être interrompu toutes les deux minutes 😅. Astuce : vous pouvez accrocher une chaussette rouge sur la poignée de la porte de votre bureau pour rappeler à vos proches qu’ils ne doivent pas vous déranger (toujours sauf urgences, évidemment !).
→ Comptez environ une demi-journée pour réaliser cette étape.
4. METTRE EN PLACE UN SYSTÈME DE SUIVI D’ORGANISATION CLAIR
Bien s’organiser pour la rentrée est une démarche qui doit porter ses fruits sur la durée. C’est pourquoi vous devez absolument mettre en place un système de suivi d’organisation qui soit le plus clair possible.
Aucune organisation n’est parfaite et toutes vos semaines, aussi bien préparées soient-elles, ne vont pas forcément ressembler à votre semaine type. Cependant, vous l’avez compris, l’idée est de fixer une intention et une direction afin de ne pas vous laisser déborder facilement.
Et pour que votre organisation ait le plus de chances de coller à vos prévisions et que vous puissiez être productif, vous devez savoir exactement ce que vous avez à réaliser. L’objectif est de ne pas perdre une heure chaque matin à rechercher sur quoi vous devez travailler 😉.
La mise en place d’un système de suivi d’organisation va vous aider en ce sens. Ce terme peut sembler complexe, mais il désigne par exemple un agenda, un suivi de projet, une application ou un outil qui va vous permettre de gérer votre quotidien.
De mon côté, j’utilise :
- Le logiciel de gestion de projet ClickUp au sein de mes business.
- L’outil de gestion de projet et de prise de notes Notion pour mon organisation personnelle.
- L’option rappel de mon téléphone afin de ne rien devoir garder en tête et de limiter ma charge mentale. Il peut s’agir du rappel d’un rendez-vous professionnel, de tâches telles que de lancer un nettoyage intense de mon lave-vaisselle tous les mois ou de penser à ajouter une ligne à ma to do list sur Notion (Siri est mon meilleur ami pour ça 😄).
L’objectif est de tout regrouper dans un seul et même endroit afin de ne pas décentraliser vos informations (ou deux endroits, si comme moi vous séparez la gestion en équipe et votre organisation personnelle).
→ Comptez environ une journée pour réaliser cette étape.
QUELQUES ASTUCES D’ORGANISATION TRÈS EFFICACES
Voici maintenant quelques astuces supplémentaires très efficaces pour bien s’organiser pour la rentrée :
- Chaque chose à sa place → Les maniaques de l’organisation, comme moi 🤓, vont être ravis ! Dédier un emplacement à chaque objet de votre quotidien vous permet de tout ranger tout de suite et facilement. En évitant le désordre qui s’installe sur le long terme, vous allégez votre charge mentale.
- Si ça vous prend moins de deux minutes, faites-le immédiatement → Ex. Si quelqu’un me confirme un dîner, je le note tout de suite dans mon agenda au lieu de me dire que je le ferai « plus tard ».
- Le calendrier partagé → Avec mon plus un on a créé un calendrier partagé dans lequel chacun de nous note ses obligations personnelles et/ou professionnelles qui pourraient déborder sur la vie personnelle. Ex. je bloque parfois un laps de temps pour travailler le week-end. Cette méthode nous permet de tenir compte de l’organisation de l’autre dans la semaine.
- La planification des menus de la semaine → Si comme moi il vous arrive de littéralement passer 20 minutes devant votre placard sans savoir quoi préparer à manger, le batch cooking est la solution ! Organisez-vous à l’avance et préparez les repas de votre semaine pour gagner un maximum de temps.
- La simplification → Simplifiez vos processus, vos plans d’action, etc., pour réussir à avoir un business qui se développe rapidement et ne pas créer une énorme machine de complexité 😉.