Aujourd’hui, vous allez voir comment réagir face à un client qui ne paie pas. On va parler de recouvrement à l’amiable et de procédure juridique d’injonction de payer. Alors, peut-être qu’en tant qu’entrepreneur vous n’avez encore jamais été confronté à un problème de facture impayée. Cependant, sachez qu’en matière juridique la prévention est primordiale. En effet, gérer une entreprise nécessite de mettre en place certains prérequis afin d’agir facilement le jour où vous devez récupérer une créance auprès d’un débiteur aka. votre client !
C’est Pauline Thibout, fondatrice du cabinet de recouvrement Cap Recovery, qui va vous expliquer la procédure à suivre pour obtenir le paiement d’une somme due. Au programme : les prérequis pour éviter les impayés, les étapes préalables à une procédure de recouvrement, la mise en place d’une procédure d’injonction de payer et le montant à partir duquel déposer une requête auprès du tribunal. C’est parti !
LES PRÉREQUIS POUR ÉVITER D’ÊTRE FACE À UN CLIENT QUI NE PAIE PAS
Les conditions générales de vente (CGV)
Vous êtes indépendant, freelance, solopreneur ou à la tête d’une PME ? Alors, établissez toujours les conditions de collaboration avec votre client pour éviter de longues procédures en cas de facture impayée. Pour ça, définissez clairement vos non négociables. Ex : pas d’annulation de dernières minutes.
Ces non négociables se retrouvent généralement dans vos conditions générales de vente (CGV). Elles sont obligatoires avec les clients particuliers et fortement recommandées avec les clients professionnels, puisque si l’on vous les demande, vous devez les produire !
Les conditions générales de vente ne sont pas génériques. Cela signifie que vos CGV ne sont pas les mêmes que celles d’un autre entrepreneur, car vous n’avez pas les mêmes activités, le même type de clients, le même fonctionnement, etc.
Pour rédiger vos conditions générales de vente, vous pouvez :
- Demander de l’aide à notre très cher Chat GPT.
- Vous inspirer de plusieurs types de CGV de concurrents, dans votre secteur d’activité, puis définir vos clauses afin qu’elles correspondent à la collaboration que vous souhaitez entamer avec vos clients.
- Prendre un avocat. Alors oui, ça coûte un peu d’argent, mais vous êtes sûr que vos CGV sont adaptées à votre activité.
- Aller sur le site contrats.tech qui offre des modèles de base à personnaliser.
Dans l’idéal, vos CGV sont signées par votre client. Et si ce n’est pas le cas, vous devez, à minima, faire en sorte qu’il en prenne connaissance. Vous pouvez, par exemple, ajouter sur votre devis une petite case « j’ai pris connaissance des conditions générales de vente que j’accepte sans réserve ». Dans ce cas, n’oubliez évidemment pas de joindre vos CGV en même temps que votre devis 😉.
Le devis
Pour éviter les impayés, faites toujours signer un document à votre client avant d’entamer une collaboration. Cela peut être soit :
- Un devis.
- Une proposition commerciale.
- Un contrat.
- Une convention, etc.
Le document qui acte la réalisation de la prestation
Pour sécuriser un éventuel impayé, faites en sorte de conserver un document signé qui acte la réalisation de votre prestation. Par exemple :
- Une fiche de présence si vous délivrez des formations en présentiel.
- Un mail de remerciement ou un récapitulatif d’un plan d’action si vous donnez des sessions de coaching.
- Une attestation de suivi si vous vendez des formations en ligne.
- Un mail qui atteste que le contenu produit correspond au brief si vous êtes copywriter, etc.
L’idée est que si un client ne paie pas, vous puissiez prouver qu’il a lu vos conditions générales de vente, que vous avez réalisé la prestation et qu’il doit donc payer 100 % de la facture !
Le dossier client
Pour éviter de baisser les bras devant un client qui ne paie pas, anticipez et soyez organisé afin d’entamer facilement une procédure si besoin 🤓. Créez un dossier par client, dès le début de votre collaboration, et rangez-y au fur et à mesure :
- Les contrats.
- Les devis.
- Les factures.
- Les échanges de mails.
- Les éventuels mails de relance, etc.
Et en prime, si un jour votre client vous demande un double de son contrat, vous pouvez le lui transmettre en deux secondes. Rien de tel en termes d’expérience client !
La protection juridique
Vous pouvez souscrire une protection juridique pour couvrir une partie de vos éventuels frais d’avocat en cas d’impayés. Cependant, sachez que ce type de contrat est plafonné et qu’une procédure de recouvrement avec un avocat ne vous coûtera jamais 0 euro.
La médiation de la consommation uniquement pour les clients particuliers (B2C)
Tous les professionnels qui ont pour clients des particuliers doivent obligatoirement adhérer à un dispositif de médiation de la consommation.
C’est ensuite le particulier/consommateur qui décide s’il veut actionner ou non cette médiation en cas de litige, afin de régler le problème en dehors des tribunaux.
La facture
Faites toujours en sorte d’éditer une facture conforme à votre devis et dans un délai raisonnable. Eh oui, si vous envoyez une facture 6 mois après avoir délivré votre prestation, ne vous étonnez pas que votre client mette 6 mois à la payer 😅.
Et je vous recommande d’aller écouter l’épisode 336 du podcast Marketing Square ou Caroline Mignaux et Doriane Baker expliquent comment mettre en place un bon service client et garder une communication fluide pour éviter les impayés.
LES ÉTAPES PRÉALABLES À UNE PROCÉDURE DE RECOUVREMENT DE DETTES
Les relances pour récupérer à l’amiable une créance
Voici les premières étapes à suivre face à un client qui ne paie pas :
- Envoyez un premier mail pour simplement notifier l’oubli de paiement de la facture.
- Envoyer un second mail de rappel afin d’ouvrir la discussion et de comprendre les raisons du non-paiement de la somme due.
- Envoyez un courrier plus officiel qui explique que si le client ne paie pas, vous allez le mettre en demeure et engager des poursuites. Vous pouvez également réclamer des intérêts de retard de paiement.
La mise en demeure
Si le client ne répond pas malgré vos relances, envoyez un courrier de mise en demeure, en lettre recommandée, qui explique qu’en cas de non-paiement sous X jours, vous allez engager une procédure juridique.
Attention, à cette étape, votre crédibilité est en jeu donc si le client ne régularise pas la facture, n’attendez pas 6 mois pour lancer la procédure 😉.
La médiation préalable uniquement pour les clients particuliers (B2C)
La première étape nécessaire avant toutes procédures juridiques face à un client particulier qui ne paie pas une facture d’un montant inférieur à 5 000 € est la médiation préalable (bien distincte de la médiation de la consommation vue précédemment). Cette médiation préalable doit être réalisée par un médiateur indépendant.
Sachez que le site minutemediation.fr vous permet de déposer votre demande de médiation préalable. Des médiateurs indépendants, agréés auprès de toutes les cours d’appel, envoient ensuite une convocation à votre client pour entamer une médiation et trouver un accord. Si cette demande reste sans réponse ou si la médiation échoue, vous pouvez alors lancer une procédure de recouvrement.
Si vous travaillez avec des clients professionnels (B2B), cette médiation préalable n’a pas lieu d’être.
L’appel à une société de recouvrement
Vous recrutez des prestataires pour certaines missions (ex. publication sur les réseaux sociaux), alors n’hésitez pas à sous-traiter également vos relances de factures impayées à des professionnels experts. Eh non, ce n’est pas réservé qu’aux grandes entreprises 😉.
Le changement d’interlocuteur peut faire toute la différence pour régler rapidement un litige à l’amiable. Les relances peuvent se faire en marque blanche, c’est-à-dire sans notifier que c’est une société de recouvrement qui a pris la main. Votre relation commerciale avec le client est alors préservée.
De plus, payer une société de recouvrement pour une procédure à l’amiable coûte moins cher que d’entamer directement une procédure juridique. Beaucoup de ces sociétés fonctionnent avec des tarifications au succès. Ainsi, si le professionnel n’obtient pas de résultat, il ne vous facture pas. Ce type de prestation ne vous coûte alors rien. Et si le résultat est là, le paiement se fait souvent au pourcentage.
LA PROCÉDURE D’INJONCTION DE PAYER POUR OBTENIR LE PAIEMENT DU DÉBITEUR
Le dépôt d’une requête pour entamer une procédure d’injonction de payer
Face à un client qui ne paie pas, la procédure d’injonction de payer est la même pour tout le monde : professionnel, particulier, etc.
Vous pouvez entamer cette procédure seul, en ligne, sans avocat. Cette démarche n’est pas très difficile, cependant, prenez le temps de vous informer pour bien comprendre son fonctionnement. Vous pouvez trouver tous les renseignements nécessaires en ligne concernant le recouvrement de dettes. Il vous suffit ensuite de remplir le formulaire qui va générer un PDF. Vous n’aurez plus qu’à joindre vos pièces justificatives (devis, factures, relances, etc.) et à envoyer le tout au tribunal.
À cette étape, mettez-vous dans la tête d’un magistrat qui n’a que peu de temps pour traiter des centaines de dossiers du même type. Le magistrat lit simplement votre dossier, regarde vos pièces justificatives puis décide seul s’il considère que votre procédure est justifiée ou ne l’est pas. Au moindre doute, il rejette votre requête. Donc, déposez un dossier propre, clair et complet. Pensez en quelque sorte « expérience client magistrat » 😁.
Et si vous voulez être accompagné :
- Les sociétés de recouvrement peuvent entamer une procédure d’injonction de payer ou faire appel à certains de leurs partenaires pour le faire.
- Vous pouvez faire appel à un avocat, mais vous risquez de devoir tout de suite payer des sommes assez élevées (souvent aux alentours de 1 500 euros).
L’ordonnance d’injonction de payer
Si le magistrat considère que votre requête d’injonction de payer est justifiée, il vous envoie cette décision de justice sous la forme d’une ordonnance d’injonction de payer. Ce document ordonne à votre client de vous payer la somme due.
Vous devez ensuite porter à la connaissance de votre client cette ordonnance par voie d’huissier de justice (maintenant appelé commissaire de justice). Votre client a ensuite un mois pour contester l’ordonnance, s’il le souhaite.
Le certificat de non-opposition
Si le client ne conteste pas l’ordonnance d’injonction de payer, il faut alors demander un certificat de non-opposition au tribunal pour éventuellement entamer les saisies (au cas où le client ne paie pas spontanément).
L’exécution forcée avec saisies
Si votre client ne paie pas spontanément la créance, c’est le commissaire de justice (huissier) qui va faire l’exécution forcée et activer des saisies. Les plus connues sont les saisies sur rémunération ou sur compte bancaire.
Ensuite, vous devez être patient. Inutile de vous attendre à recevoir un paiement dans les jours qui suivent ! Et il se peut même que vous ne récupériez jamais votre argent, si le client en question est dans l’impossibilité de payer 😕.
LE MONTANT À PARTIR DUQUEL DÉPOSER UNE REQUÊTE AU TRIBUNAL POUR FACTURE IMPAYÉE
Sachez que le déclenchement d’une procédure juridique n’est pas toujours pertinent (en termes de finance et d’énergie déployée) pour un impayé inférieur à environ 800 euros. De plus, une telle procédure n’aboutit pas toujours et peut prendre du temps.
Cependant, n’oubliez pas que même si un client ne paie pas une « petite » facture de 200 euros vous pouvez faire appel à une société de recouvrement pour faire des relances de manière efficace.