Aujourd’hui, vous allez découvrir comment gagner en productivité. Tous les entrepreneurs cherchent à augmenter leur efficacité au travail, à améliorer leur organisation et à booster leur performance. Et même si aucune formule magique n’existe, vous pouvez, en effet, booster votre productivité grâce à un mélange de techniques, de stratégies, de mindset et d’hygiène de vie.
Je vais donc vous donner 9 astuces faciles à mettre en place pour être plus productif au quotidien. Et vous risquez d’être surpris d’apprendre que réaliser un maximum de tâches en un minimum de temps n’est pas forcément signe d’une grande efficacité ! Voici une partie du programme qui vous attend : loi de Pareto, identification des actions chronophages, priorisation des tâches, méthode du time blocking, etc. Allez, c’est parti !
1. APPLIQUEZ LA LOI DE PARETO POUR GAGNER EN PRODUCTIVITÉ
Qu’est-ce que la loi de Pareto ?
Pour gagner en productivité, appliquez la loi de Pareto qui stipule que 20 % de vos actions génèrent 80 % de vos résultats.
Ce principe qui consiste à repérer les actions les plus efficaces peut s’appliquer au travail, mais également dans toutes les sphères de votre vie. Voici quelques exemples :
- 20 % de vos clients vous rapportent 80 % de votre chiffre d’affaires.
- 20 % de vos offres représentent 80 % de vos ventes.
- 20 % de vos contenus sur Instagram vous rapportent 80 % de votre visibilité.
- 20 % de vos contenus sur LinkedIn vous rapportent 80 % de votre taux d’engagement.
- 20 % des actions que vous réalisez avant de dormir contribuent à 80 % à la qualité de votre sommeil.
Comment repérer les 20 % d’actions qui génèrent 80 % de résultats ?
Procédez par verticale pour chaque sujet sur lequel vous voulez gagner en productivité. Repérez par exemple :
- Les 20 % de clients type qui passent le plus à l’achat et qui vous rapportent 80 % de votre chiffre d’affaires.
- Les 20 % de vos offres qui se vendent le mieux, etc.
Pour être plus efficace, commencez toujours par observer l’existant au sein de votre business afin d’itérer et d’optimiser ce qui fonctionne déjà.
2. LÂCHEZ PRISE SUR LES TÂCHES CHRONOPHAGES
Lâchez prise sur les tâches qui vous prennent beaucoup trop de temps et qui vous apportent très peu de résultats (cf. loi de Pareto 😉).
Pour gagner en productivité, vous devez absolument accepter que tout ne puisse pas être au top, H24, dans toutes les sphères de votre vie et dans tous les recoins de votre business. Alors, inutile de vouloir atteindre la perfection. En d’autres mots, « mieux vaut fait que parfait » doit devenir votre nouveau mantra 😉. Eh oui, vous allez inévitablement parfois :
- Traiter des courriers en retard.
- Ne pas répondre à un mail dans la journée.
- Publier des contenus dont vous ne serez finalement pas totalement satisfait.
- Avoir votre évier de cuisine plein à ras bord de vaisselle sale 😄, etc.
Retenez que si une tâche vous prend 3 heures à être réalisé à 90 % selon vos critères de perfection, et qu’il vous faut ensuite 4 heures supplémentaires pour grappiller les 10 % restant, vous perdez votre temps ! Un œil extérieur trouvera certainement que le résultat est déjà excellent au premier jet.
3. APPRENEZ À DIRE NON ET À CLARIFIER VOS PRIORITÉS
J’étais la première à dire oui à toutes les sollicitations et à être une people pleasure, c’est-à-dire une personne qui cherche à plaire à tout le monde par peur du rejet, de décevoir, d’être jugée, etc.
J’ai finalement appris à dire non le jour où je me suis rendu compte que je n’étais pas 100 % fonctionnelle, car j’étais tout le temps fatiguée à force de me faire passer après les autres. J’ai alors pris le temps de clarifier mes priorités.
Par exemple, à l’époque, j’acceptais plein d’invitations sur des podcasts dans la même journée. Résultat : je n’avais pas le temps de bien me préparer pour donner le meilleur de moi-même durant mes interventions.
Aujourd’hui, je pense que je dis 99 % de fois non pour 1 % de fois oui 🙂. Ça peut sembler drastique, mais c’est la seule manière selon moi :
- D’être investie lorsque j’accepte des collaborations.
- De gagner en productivité.
- De préserver du temps pour mon business (car, dire oui à tout le monde, c’est passer moins de temps à travailler sur son business).
- De consacrer du temps à ma vie personnelle.
J’ai pris exemple sur Caroline Mignaux, qui est une grande entrepreneure dans le domaine du marketing. Caroline a accepté de venir donner une conférence durant mon séminaire TheBShow. Durant toute cette collaboration, elle s’est montrée très disponible, a communiqué sur l’évènement avant, pendant et après, etc. Le fait est que Caroline n’accepte que très peu de propositions, car elle veut pouvoir s’investir à 200 % auprès des personnes avec qui elle collabore sur un projet 🥰.
Alors, vous aussi apprenez à dire non à des opportunités pour être plus investi, mais aussi pour vous ressourcer, ne rien faire, passer du temps avec des amis, etc. Alors oui, vous allez parfois vous retrouver face au syndrome FOMO (fear of missing out), c’est-à-dire à la peur de louper une opportunité incroyable. Cependant, prendre soin de vous est essentiel pour votre santé mentale, physique et pour être plus performant dans tous les domaines de votre vie.
4. DORMEZ ASSEZ POUR ÊTRE PLUS EFFICACE AU TRAVAIL
Comment gagner en productivité ? Dormez suffisamment 😴 ! On sous-estime l’importance d’avoir un sommeil de qualité. Et pourtant, un sommeil réparateur est le meilleur 20/80 que vous pouvez mettre en place pour augmenter votre productivité (la fameuse loi de Pareto !).
Voici quelques astuces pour améliorer la qualité de votre sommeil et donc gagner en productivité :
- Arrêtez de regarder des écrans au minimum 30 minutes avant de vous coucher.
- Essayez de lire un peu avant de dormir, même 15 minutes. Vous allez créer un petit sas de décompression qui va favoriser un meilleur endormissement.
- Dormez dans une pièce fraîche.
- Dormez avec un bandeau et des boules quies si vous le pouvez. Le noir complet et le silence total favorisent un sommeil de qualité et vous permettent d’être plus reposé au réveil.
5. ORGANISEZ-VOUS POUR PRENDRE LE TEMPS D’ÊTRE PRODUCTIF !
Sans cesse s’ajouter des tâches à réaliser génère du stress, de la charge mentale et de l’anxiété. Et c’est le combo qui nuit finalement à votre productivité, car vous finissez par vous noyer dans un verre d’eau. Donc, prenez le temps d’être productif !
En ce qui me concerne :
- Si j’essaie d’enregistrer 3 épisodes de podcast en seulement 2 heures, je me stresse et finalement je n’y arrive pas.
- Si je planifie une journée entière pour batcher 5 épisodes de podcast, je suis sereine et efficace, car j’ai tout mis en place pour réussir.
Alors, pour gagner en productivité, évitez d’entasser des tonnes de tâches les unes contre les autres dans votre emploi du temps. Analysez combien de temps il vous est réellement nécessaire pour réaliser une tâche sans vous surcharger.
N’oubliez pas que ce n’est pas parce que c’est marqué dans votre to do list (à rallonge 😅) que ça veut forcément dire que vous allez avoir le temps de le faire !
6. INTRODUISEZ LA MÉTHODE DU TIME BLOCKING DANS VOTRE EMPLOI DU TEMPS
La méthode du time blocking consiste à réserver des créneaux, avec un horaire de début et de fin, dans votre emploi du temps pour toutes les tâches que vous devez réaliser. Par exemple :
- De 9 h à 12 h → Rédiger une page de vente.
- De 17 h à 18 h → Payer les prestataires, etc.
Le time blocking peut sembler drastique pour certain, mais je vous assure qu’il vous fait gagner en productivité. Avoir des blocs temps dédiés pour toutes les actions que vous devez réaliser vous permet de planifier au mieux vos journées et vos semaines.
Le time blocking joue aussi sur la loi de Parkinson qui stipule que plus on se laisse de temps pour effectuer une tâche, plus cette tâche va nous prendre de temps. Autrement dit, une tâche vous prendra le temps imparti que vous vous êtes donné pour la faire. C’est pour ça que même si vous avez besoin de 40 minutes pour vous préparer le matin, vous arrivez à être prêt en seulement 10 minutes le jour où vous êtes en retard, comme par magie !
Avec le time blocking, vous vous assurez que vos tâches ne vous prennent pas plus de temps que nécessaire. Et si vous ne voulez pas définir de blocs temps trop stricts, planifiez au minimum des demi-journées de travail sur un thème ou sur des tâches précises à réaliser.
7. FIXEZ-VOUS MOINS D’OBJECTIFS POUR BOOSTER VOTRE PRODUCTIVITÉ
Pour gagner en productivité, réalisez moins de tâches, mais de manière plus efficace. L’idée est de faire moins, mais mieux !
Essayez d’être plus intentionnel dans vos actions en vous fixant seulement deux à trois objectifs maximum à la fois. Vous allez alors être moins distrait par une grande quantité de charge mentale qui risque de vous submerger. Et vous atteindrez facilement tous vos objectifs 🥳.
8. DÉLÉGUEZ POUR RÉALISER PLUS DE TÂCHES À FORTE VALEUR AJOUTÉE
La délégation est une manière très efficace de gagner en productivité. En tant que chef d’entreprise, vous avez un taux horaire. Celui-ci peut se calculer très facilement : divisez le chiffre d’affaires que vous avez réalisé le mois dernier par le nombre d’heures que vous avez travaillé.
L’idée est ensuite de vous dire que vous avez intérêt à déléguer toutes les tâches qui vous coûtent moins cher que votre taux horaire. L’objectif est de pouvoir vous concentrer sur votre zone de génie qui vous permet de générer du chiffre d’affaires ou de la richesse pour votre business 🤩.
Voici quelques exemples de tâches, en dehors de votre zone de génie, que vous pouvez déléguer pour gagner en productivité :
- Rémunérez un agent d’entretien pour faire le ménage chez vous.
- Rémunérez un assistant virtuel pour programmer des posts sur vos réseaux sociaux ou vos épisodes de podcast.
Évidemment, ce raisonnement ne s’applique pas à vos heures de repos, de loisirs, etc. 😉.
9. IDENTIFIEZ VOS HEURES DE PRODUCTIVITÉ MAXIMALE POUR ÊTRE PLUS PRODUCTIF
Identifiez vos heures de productivité maximale, aussi appelées golden hours, puis planifiez vos tâches les plus importantes dessus. Les golden hours sont 4, 5 ou 6 heures dans votre semaine où vous êtes particulièrement productif et focus de manière naturelle.
En ce qui me concerne, je suis plus productive le matin. Par contre, le lundi matin en retour de week-end et le vendredi matin en fin de semaine, je ne suis pas au top du top. J’ai donc identifié mes golden hours comme étant les suivantes : mardi, mercredi et jeudi de 8 h 30 à 11 h.
Une fois que vous avez identifié vos golden hours, faites en sorte de réaliser vos tâches à forte valeur ajoutée sur ces créneaux de productivité maximale. Ex. Accompagner un client important, créer une nouvelle offre, travailler sur un contenu, mener des réflexions stratégiques dans votre business, etc.