Comment ne plus être débordé ? Les précieux conseils d’Adélie Vérot

Comment ne plus être débordé tout le temps ? Comment ne pas se sentir dépassé au quotidien ? Vous n’êtes pas les seuls à vous poser ces questions. Plusieurs de mes clients et des personnes qui composent mon audience ont l’impression d’être régulièrement submergés, voire paralysés par une trop importante quantité de tâches à réaliser. 

C’est pourquoi, aujourd’hui, j’ai décidé de prendre le taureau par les cornes et d’inviter Adélie Vérot, coach spécialisée dans l’accompagnement des entrepreneurs débordés. Adélie va vous aider à comprendre les mécanismes du débordement et vous donner des astuces pour sortir la tête de l’eau, dans votre vie personnelle et professionnelle. Elle abordera également le juste équilibre à avoir pour ne pas se sentir submergé, les situations de crises qui accentuent le sentiment d’être débordé, les principaux signaux qui doivent vous alerter et beaucoup d’autres conseils passionnants sur le sujet du débordement.

LES 4 ASTUCES À METTRE EN PLACE POUR NE PLUS ÊTRE DÉBORDÉ AU QUOTIDIEN

1 – Changez votre perception du temps 

Pour ne plus être débordé, une première solution existe : revenez dans la réalité du présent. Si vous voulez atteindre un objectif précis dans le futur, demandez-vous : 

• Qu’est-ce que ça signifie en termes d’action dans le présent ?
• Combien de temps devez-vous travailler sur cet objectif chaque jour ?

Réfléchissez toujours à ce qui est faisable maintenant. 

Autre exemple : si vous vous dites simplement « cette année, je veux réaliser 100 000 euros de chiffre d’affaires », ça ne vous aidera pas à atteindre cet objectif. C’est très insuffisant pour savoir concrètement, au quotidien, quoi faire, avec qui, etc. 

Soyez capables de savoir où vos actions quotidiennes doivent vous porter cette semaine, ce mois-ci, ce trimestre, cette année, etc. 

L’excuse qu’on se trouve souvent pour ne pas se pencher sur cet aspect du débordement, est le fameux « je n’ai pas le temps ». La solution est pourtant simple : regardez votre agenda dans 4, 5 ou 6 semaines. Vous voyez un créneau de libre ? Alors, notez tout de suite « réflexions et mises en place de solutions pour ne plus être débordé ». 

Les rétrospectives et les bilans peuvent aussi vous aider à prendre conscience du temps que vous consacrez à chacune de vos activités. 

N’hésitez pas à revenir sur un projet réalisé, sur une semaine passée, etc., et notez ce que vous avez fait ou observé. C’est comme ça que vous allez voir ce qui a fonctionné et dysfonctionné. 

Appuyez-vous sur la mécanique d’échec et de réussite : 

• Qu’est qui vous a fait échouer ou réussir ? 
• Quelle est la séquence d’actions que vous avez mise en place ? 
• Quel est l’environnement optimal pour réussir ? 
• Quelles sont les personnes autour de vous qui prennent inutilement votre énergie ? 

Vous allez alors créer volontairement la bonne séquence dans votre organisation en repérant des actions concrètes à mettre en place pour ne plus être débordé. 

2 – Utilisez votre pouvoir personnel pour garder la tête hors de l’eau

Aujourd’hui, la société nous pousse dans une direction qui crée de grands débordements, parce que la réussite est définie d’une certaine façon. On va donc courir après une définition du succès qui n’est pas la nôtre.

Construisez vos vies personnelles et professionnelles selon vos aspirations, vos besoins et vos envies.

Osez penser que vous avez le pouvoir de réussir. Osez définir votre vision du succès. Ce n’est pas facile, ça demande du courage, mais vous verrez combien c’est bénéfique.

3 – Adoptez une vision minimaliste pour ne pas être submergé par le travail

Allez vers l’essentiel. Faites le tri dans vos priorités, dans votre entourage, etc.

Demandez-vous :

• Avec qui est-il vraiment important que vous soyez ? 
• Quel est réellement votre impact sur votre environnement ?
• Quelle est l’offre sur laquelle vous allez être le plus performant pour vos clients ?
• Quelle est la stratégie la plus simple et efficace à adopter ?

Arrêtez d’essayer d’être partout, tout le temps, avec tout le monde.

Listez vos objectifs, triez-les et gardez-en trois (ça va bien se passer 😉), puis un seul (respirez 😅). Voilà, il s’agit de votre objectif prioritaire ! 

L’idée est de pouvoir ensuite regarder votre agenda et voir si vous passez du temps sur cet objectif prioritaire. Vous verrez que bien souvent ce n’est pas le cas. Votre temps n’est alors pas affecté aux rôles les plus importants de votre entreprise. Remédiez à ça pour ne plus être débordé.

4 – Imitez les cycles biologiques dans votre vie personnelle et professionnelle

La linéarité ne fait pas partie de la vie. Les saisons reviennent, il y a des marées, etc. Eh bien le fonctionnement du corps humain est cyclique lui aussi. Donc, essayez de créer des séquences et des rythmes reproductibles, avec des pauses régulières.

Déterminez un rythme sur une séquence définie, avec un début et une fin. Ensuite, repartez de zéro pour une nouvelle période. C’est vraiment ce fonctionnement-là qui va vous permettre d’avancer plus vite parce que vous allez rester dans une période qui est réaliste. Vous allez donc suivre un fonctionnement absolument naturel. 

LES CONSEILS POUR NE PLUS AVOIR LA TÊTE SOUS L’EAU EN TANT QU’ENTREPRENEUR  

Analyser le comportement des personnes qui vous entourent

En vous lançant dans un nouveau projet, comme l’entrepreneuriat, il se peut que votre entourage vous dise « c’est sûr que ça ne va pas marcher ! ». En fait, ces personnes projettent leurs propres peurs sur vous.

Être sensibles aux émotions des autres est positif, car ça permet l’empathie. Le problème de ce qu’on appelle la contagion émotionnelle est que l’émotion négative se propage très vite. En vous lançant en tant qu’entrepreneurs, vous ressentez plein d’émotions positives. Cependant, si autour de vous il n’y a que du négatif, il vous sera compliqué de l’ignorer et difficile de ne pas être débordé même devant une petite charge de travail. 

Se fixer des objectifs détaillés  

En tant qu’entrepreneurs, vous allez souvent vous fixer des objectifs sur du très long terme. Sauf que lorsque vous travaillez, vous pensez en jours, en semaines, mais pas en années. Ce décalage crée un inconfort important et une peur qui peut paralyser. 

Il y a donc généralement une confusion des temps et un manque d’organisation dans vos journées et semaines ainsi que trop peu de précision dans l’objectif à atteindre.

Réfléchir à votre vision d’entrepreneurs est important. Cependant, ça peut créer un immense décalage avec le présent. Gardez en tête qu’il y a ce que vous devez faire dans l’instant et ce que vous devriez être capables de réaliser dans x années.

Mettre en place une méthode

La méthode à mettre en place pour ne plus être débordé est de pouvoir vous représenter le temps et d’être capables de comprendre les points suivants : 

• Qu’est-ce que signifie pour vous une semaine de travail ? 
• Qu’est-ce que vous êtes capables de faire en une journée ? 

Prenez votre agenda en fin de semaine et complétez-le avec ce que vous avez réellement réalisé. 

Vous serez ainsi en face de vos réalités et vous constaterez peut-être qu’une tâche précise vous demande en fait simplement plus de temps que prévu. Vous pourrez donc repérer comment gagner du temps dans une journée.

Fixez-vous des objectifs à trois mois, au mois et à la semaine plutôt qu’uniquement à 3 ans ! Faites redescendre vos objectifs à la réalité du moment (spéciale dédicace à mes élèves de la BSB Académie 😉).

LE JUSTE ÉQUILIBRE POUR NE PLUS SE SENTIR SUBMERGÉ 

Être débordé, c’est se répandre en dehors d’un contenant. Par exemple, si vous mettez trop d’eau dans un vase, tout déborde. La raison est que le vase a une certaine contenance, il n’est pas extensible.

La nature du débordement est propre à chacun. C’est pour ça qu’il n’existe pas de solution universelle. C’est à vous d’aller chercher pourquoi ça déborde dans votre contenant 😉

Vous remarquerez qu’en débordant, vous éclaboussez souvent d’autres sphères de votre vie, d’autres personnes, sans vraiment vous en rendre compte. Le déséquilibre qui se crée est à l’origine du sentiment d’être débordé. 

Adélie divise la notion de débordement en 3 catégories :

• La confusion de temporalité, qui est une mauvaise perception du temps.
• Le manque de connaissances, de compétences ou de méthodes face aux objectifs fixés.
• La relation dysfonctionnelle qui se cache souvent derrière un débordement (relation à soi ou aux autres).

Quand vous voyez que ça déborde et que vous ne pouvez pas gérer votre quantité de travail, c’est peut-être parce que vous êtes en conflit avec votre conjoint, avec vos enfants, etc.

Trouver un équilibre entre vie personnelle et professionnelle est un long chemin fait de marches et de paliers. Beaucoup de personnes pensent pouvoir atteindre un état de plénitude, qu’ils garderont toute leur vie. L’être humain n’est pas linéaire de façon naturelle, donc cette pensée est une utopie. 

Plutôt que de chercher des solutions magiques, revenez à la source du problème et tentez de comprendre pourquoi vous êtes souvent submergés par votre quotidien.

LE SENTIMENT D’ÊTRE DÉBORDÉ ACCENTUÉ PAR LES SITUATIONS DE CRISE 

Les études sur le sujet de la perte de contrôle

Réussir à ne plus être débordé a été difficile pour de nombreuses personnes, dès le premier confinement lié à la Covid. Il a souvent fallu mêler vie professionnelle et personnelle : télétravail et école à la maison pour les enfants par exemple. Chacun a accumulé des émotions très négatives.

Des études ont été menées sur les comportements humains pendant les périodes de crise comme les catastrophes naturelles, les crises économiques, etc. On s’aperçoit qu’il y a trois types de comportements : panique, confusion et adaptation. Ces attitudes sont transitoires, c’est-à-dire qu’il est possible de passer d’un comportement à l’autre.

La panique et la confusion

En situation de crise, environ 75 % de la population panique et a des comportements réflexes qui ne sont pas forcément toujours appropriés à la situation. 

10 à 15 % d’entre nous vont se retrouver dans un état de confusion et donc avoir un comportement totalement inadapté. 

Il s’agit encore du phénomène de la contagion émotionnelle. Certaines personnes vont se laisser absorber par les évènements, vont capter les émotions négatives des autres et vont se les approprier. 

Ce système vient des réflexes de survie. On voit un danger, on a peur, on fuit. Dans la contagion émotionnelle, que le danger soit réel ou non, voir la peur chez les autres peut provoquer en nous un sentiment de panique. 

Sachez qu’une personne en panique a besoin d’être rassurée et sécurisée. Il est important de ne pas nier ses inquiétudes.

Le comportement adapté

Seulement 12 à 25 % de la population est capable, dans des moments de crise, de s’adapter naturellement.  

D’ailleurs, avoir un comportement adéquat peut permettre d’être une personne-ressource pour ceux qui sont dans la confusion et la panique. 

LE RYTHME BIOLOGIQUE À PRENDRE EN COMPTE POUR NE PLUS ÊTRE DÉBORDÉ

On oublie parfois que l’homme a un rythme biologique. On a souvent tendance à se coucher un peu plus tard que prévu, à ne pas se lever à heure régulière, à travailler un peu plus que ce que notre corps est capable d’absorber, etc. 

Sachez que votre corps et votre mental sont prévus pour faire face à un pic d’activité, pour gérer temporairement la surcharge, mais pas sur du long terme. 

Essayez de prendre le modèle du rythme biologique et de l’appliquer à votre business afin de créer un système, des routines, des séquences pendant une durée définie. 

N’oubliez pas les resets nécessaires pour faire fonctionner la machine : le sommeil la nuit, le repos hebdomadaire, les vacances, etc.

LA PRISE DE CONSCIENCE POUR ARRIVER À NE PLUS ÊTRE DÉPASSÉ PAR LES ÉVÉNEMENTS

On cherche souvent des astuces magiques pour ne plus être débordé, alors que l’on connaît les solutions qui sont la plupart du temps très simples. Eh oui, une des grandes causes du débordement est de ne pas appliquer ce que l’on connaît déjà.

C’est un peu comme savoir exactement quoi manger pour être en bonne santé, mais grignoter quand même des chips toute la journée. 

En général, vous connaissez les solutions pour ne pas vous noyer sous votre to do list. Sauf que, les mettre en place, ce n’est pas forcément si simple parce que ça fait appel à tout un tas d’autres choses liées à la relation à soi, au fait de se faire passer en premier, d’être à l’écoute de ses besoins, etc. 

Réussir à ne pas être débordé n’est pas si compliqué, car on crée souvent soi-même son débordement. Personne ne vous force à vouloir faire x euros de chiffre d’affaires ou x tâches en seulement une journée. C’est vous qui vous imposez ces choses. Une prise de conscience est nécessaire pour pouvoir se libérer et agir ✊

LES SIGNAUX QUI DOIVENT ALERTER 

L’absence d’emploi du temps

Vous prenez certainement souvent conscience que vous êtes débordés, mais trop tard. 

Si, par exemple, vous voulez augmenter votre chiffre d’affaires, mais que votre agenda ne laisse jamais apparaitre le mot prospection, c’est qu’il y a un petit problème 😉

Le corps qui parle

Pour identifier les signaux liés à un futur débordement, écoutez votre corps, vos appréhensions, vos ressentis, etc.

Vous pouvez, par exemple, vous sentir en inconfort avec une personne de votre équipe. Dans ce cas-là, clarifiez la relation. Peut-être qu’il vous manque de la confiance pour avancer sereinement.

Le manque de confiance en soi

Il n’existe pas de confiance absolue. Si l’on se compare aux autres sans prendre en compte le rapport au temps et aux ressources, ça crée en fait un décalage qui est extrêmement inconfortable, et qui paralyse. 

Sachez que la confiance se développe quand on la donne. Elle se construit en relation avec l’autre. C’est donc en passant à l’action que vous allez la développer.

Ainsi, ne dites pas « quand j’aurai confiance, je pourrai vendre », mais « quand j’aurai vendu, j’aurai plus confiance en moi ».

Vous le savez certainement, avant de développer mon business, j’étais quelqu’un de timide. Je pense que mon projet TheBBoost a fonctionné en grande partie, car je n’avais pas vocation à devenir un gros business. Je n’avais donc pas peur de l’échec. La personne que je suis aujourd’hui n’est pas la même qu’au début de mon activité. Tout comme moi, vous allez vous construire au fur et à mesure 🙂

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