30+ outils simples et efficaces pour réussir à augmenter sa productivité

Mis à jour en mai 2022. 

Comment mieux s’organiser, rester concentré et augmenter sa productivité ? Ces interrogations sont très certainement les vôtres si vous êtes, vous aussi, entrepreneur. En effet, réussir à devenir plus productif et à gagner en efficacité peut vous permettre d’atteindre vos objectifs plus facilement pour développer votre entreprise. 

Aujourd’hui, je vais donc partager avec vous les meilleurs outils pour améliorer votre productivité, votre organisation et gagner du temps. Vous allez découvrir des solutions pour optimiser vos prises de notes, gérer vos projets et votre boite mail, augmenter votre concentration, tracker votre temps, etc. Vous verrez que l’ensemble des logiciels, applications et outils qui suivent sont réellement à votre service pour vous aider à booster votre productivité. C’est parti ! 

LES MEILLEURS OUTILS DE GESTION DE PROJET POUR ATTEINDRE SES OBJECTIFS

Vous en avez marre de ne pas savoir où vous en êtes dans votre planning éditorial, dans votre suivi client, etc. ? 

Sachez que les outils de gestion de projet sont là pour vous sauver la vie. Ils diminuent votre charge mentale et vous font gagner un temps fou ! 

Voici 4 outils pour augmenter sa productivité grâce à une bonne gestion de projet : 

• ClickUp.
• Notion.
• Trello.
• Asana.

LES APPLICATIONS DE PRISE DE NOTES 

Prendre des notes en permanence est essentiel en business : pour vous rappeler de tout ce que vous devez réaliser, pour récolter des informations, pour clarifier vos idées, etc.

Et savez-vous quel est le secret d’une prise de notes réellement efficace ? La centralisation ! Je vous encourage vivement à tout noter dans un seul et même emplacement puis de vous organiser par thématiques ou par listes. 

De cette façon, vous évitez de vous éparpiller et vous pouvez ensuite établir la liste des tâches que vous devez accomplir, en un temps record !

Voici 5 outils de prise de notes incroyables pour augmenter sa productivité (et la bonne nouvelle, c’est qu’ils sont gratuits, ou disposent d’une version gratuite) :

• Evernote.
• Google Keep.
• Bear → seulement pour iOS.
• One Note.
• Todoist → l’application des to-do lists avec pleins de modèles gratuits.

Et pour les adeptes du format papier, les carnets, agendas et planners sont vos meilleurs amis 😉.

LA MÉTHODE POMODORO POUR AMÉLIORER SON EFFICACITÉ AU TRAVAIL

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps ultra efficace, qui permet de booster sa productivité facilement. 

Le concept est très simple : vous accomplissez vos tâches durant un temps défini, pour vous concentrer au maximum et devenir plus efficace dans votre travail.

Les outils pour augmenter sa productivité avec la technique pomodoro sont basiques : 

• Le chronomètre de votre téléphone.
• Un minuteur.
• Ou l’extension Marinara disponible sur Google Chrome. 

Voici le mode d’emploi de la méthode pomodoro :

• Travaillez non-stop durant 25 minutes.
• Prenez 5 minutes de pause.
• Repartez pour 25 minutes de travail.
• Répétez ce cycle 4 fois puis prenez une pause plus longue de 10 à 15 minutes.

Cette méthode est simple, mais tellement efficace, surtout pour accomplir enfin les tâches sur lesquelles vous avez tendance à procrastiner 😉.  

LES SOLUTIONS POUR GAGNER DU TEMPS DANS LA GESTION DES EMAILS 

On est tous pareils, la gestion de nos boîtes mails nous prend un temps de dingue. Vous connaissez certainement déjà l’astuce qui consiste à mettre en place des redirections et un système de tri ou de réponses automatiques.

En prime, voici deux outils pour optimiser sa boîte mail et augmenter sa productivité  : 

• Cleanfox → pour supprimer des emails spécifiques et vous désabonner en un clic de toutes les newsletters que vous ne lisez pas. Idéal pour faire le ménage dans votre boîte de réception.
• Timyo → pour ajouter des widgets dans vos mails qui précisent si vous attendez une réponse, une action ou une simple lecture de la part de votre destinataire. Vous avez également la possibilité d’ajouter une deadline.
• Calendly → pour la prise de rendez-vous en ligne. 
• Programmer un email automatique qui accuse bonne réception et informe de votre délai de réponse (tous les clients mail proposent cette fonctionnalité).  
• MailerLite, ConvertiKit ou ActiveCampaign → pour gérer vos emails marketing. 

LES EXTENSIONS ET APPLICATIONS POUR RESTER CONCENTRÉ SUR LES TÂCHES À RÉALISER   

Vous l’avez certainement constaté, vous êtes régulièrement distrait dès lors que vous naviguez sur Internet. Vous cherchez une simple définition et, pouf… vous vous retrouvez plongé depuis une heure sur Pinterest 😅.

Rester concentré et gagner du temps est impératif pour augmenter sa productivité. Alors, voici quelques outils pour vous aider à rester focus sur vos tâches à accomplir :

• Adblock → permet de supprimer une bonne partie des publicités.
• Dashlane → gestionnaire de mots de passe, pour vous éviter de passer de longues minutes à essayer de vous connecter à vos comptes.
• Stayfocus → extension Google Chrome qui vous permet d’instaurer une limite de temps sur certains sites.
• Freedom → application qui bloque l’accès aux sites de votre choix, pendant la durée que vous lui indiquez.

LES AUTOMATISATIONS POUR AUGMENTER SA PRODUCTIVITÉ 

L’automatisation est une très bonne solution pour ceux d’entre vous qui ne souhaitent pas ou ne peuvent pas encore déléguer certaines tâches de leur business.

Voici deux grands outils d’automatisation : 

• IFTTT.
• Zapier.

Concernant vos réseaux sociaux, je vous conseille de programmer tous vos posts à l’avance. Cela vous permet de vous libérer du temps. 

Voici quelques outils de programmation pour vos réseaux sociaux qui vont vous aider à être plus productif au quotidien : 

• Facebook Creator Studio pour Instagram et Facebook.
• L’outil de planification de Youtube.
• Tailwind pour Pinterest.
• Buffer ou Hootsuite pour l’ensemble de vos réseaux sociaux.

LES LOGICIELS DE TIME TRACKING POUR ÊTRE PLUS PRODUCTIF

Beaucoup de logiciels permettent aujourd’hui de minuter le temps passé sur un site Internet, sur une tâche précise, sur un projet, etc. dans l’optique d’augmenter sa productivité.

Voici quelques outils de time tracking pour devenir plus productif en un rien de temps :

• Toggl → pour savoir le temps passé sur vos tâches et vos projets.
• Harvest → logiciel de suivi du temps adapté au travail d’équipe. 
• Rescue Time → analyse le temps que vous passez sur chaque site et vous fait un compte rendu à la fin de la journée.

LES AUTRES OUTILS POUR AMÉLIORER SA PRODUCTIVITÉ ET DEVENIR PLUS EFFICACE

Voici maintenant la liste des outils indispensables (mais inclassables) pour gagner en productivité :

• Wetransfer → pour envoyer des fichiers lourds en quelques clics.
• Slack → messagerie instantanée pour communiquer avec vos collaborateurs.
• Feedly → pour voir en un clin d’œil les derniers articles de vos blogs préférés.
• Pocket → pour sauvegarder à un seul endroit les contenus qui vous intéressent.
• Canva → pour créer des designs en quelques clics (même quand on n’y connaît rien).
• Linktree → pour ajouter plusieurs liens dans votre bio Instagram.
• SignNow ou DocuSign → pour la signature électronique.